Bez obzira u kojoj industriji društvo posluje, za njegovo učinkovito djelovanje potrebni su pravilnici i procedure. Pravilnici i procedure usvajaju se nakon osnivanja društva, a s vremenom se mijenjaju i rastu zajedno s društvom.
Važno je razumjeti razliku između pravilnika i procedure. Pravilnici predstavljaju kulturu, vrijednost i filozofiju društva te postavljaju temelj za radne obveze i daju smjernice za donošenje odluka koje određene organizacijske jedinice društva moraju slijediti te osiguravaju dosljednost i usklađenost s misijom, vrijednostima i strategijskim ciljevima društva. Kvalitetni pravilnici nisu samo skup pravila i propisa, svojim postojanjem demonstriraju djelatnicima razloge koje stoji iza njihovih radnih mjesta i postavljaju standarde za mjerenje uspjeha.
Nakon što se usvoje pravilnici, logični korak je izrada potrebnih procedura. Njihova svrha je definiranje tko je odgovoran za određene zadatke, koji se koraci moraju poduzeti, kome se trebaju podnijeti izvješća i tako dalje. Kao jednostavan primjer možemo uzeti Pravilnik o godišnjem odmoru, njime je definirano koliko dana djelatnik ima na raspolaganju za godišnji odmor, dok procedura ukazuju koji se koraci moraju poduzeti za podnošenja zahtjeva za dobivanje godišnjeg odmora i kome se taj zahtjev podnosi.
Utvrđivanjem tih specifičnosti osigurava se da zaposlenici znaju svoje dužnosti te čini društvo djelotvornim i u situacijama kada upravna tijela (rukovodstvo) nisu nazočna.
Pravilnici daju odgovor na pitanje „zašto“, dok procedure s druge strane govore „kako“, a zajedno čine smjernice za poslovanje društva u skladu s definiranim procesima, smanjuju rizike i promiču dosljednost.
Svaka država ima svoje zakone i podzakonske akte, a interni propisi kao što su pravilnici i procedure zaduženi su da društvo posluje u skladu s zakonima, na osnovi toga možemo konstatirat da pravilnici i procedure osiguravaju usklađenost društva.
Funkcija pravilnika i procedura
S vremenom društva evoluiraju i rastu na različite načine, a pravilnici i procedure osiguravaju da interni procesi imaju i dalje smisla te postižu željene ciljeve, a to je moguće samo ako se redovito pregledavaju i ažuriraju kako bi ostali upotrebljivi tijekom i nakon razvoja.
Još jedna vrlo važna funkcija pravilnika i procedura je sprječavanje incidenata na radnom mjestu na način da se definiraju odgovarajuće sigurnosne mjere, ako i dođe do neželjenih incidenta pomažu u njihovom uklanjanu i vraćaju djelotvornost društva u najkraćem mogućem vremenu. Sprječavanjem i rješavanjem nastalih incidenata osigurava se da incident ne eskalira u krizu koja može ugroziti društvo.
Ažuriranje
Politike i procedure trebale bi rasti i prilagođavati se potrebama i standardima društva, pregledavanje i revidiranje istih preporučljivo je vršiti minimalno jednom godišnje, a po potrebi i češće. Prilikom ažuriranja potrebna je suradnja svih organizacijskih jedinica društva uključenih i odgovarajuće proces.
Autor: Ivan Gazić