Usklađenost i etičnost predstavljaju jedan od najvećih izazova za tvrtke, a pogotovo za one tvrtke koje djeluju na globalnom tržištu i gdje je rizike usklađenosti i etičnosti izrazito teško identificirati i ublažiti iz razloga što djeluju u različitim državama i tržištima pa čak i na različitim kontinentima.
Primarna zadaća organizacijske jedinice tvrtke koja prati usklađenost je izrada učinkovitog programa usklađenosti i etike (dalje u tekstu: Program), a zatim i njegovu implementaciju u svakodnevno poslovanje tvrtke.
Program mora objediniti sve aspekte usklađenosti kako bi se osigurala usklađenost s propisima, uspješno izvršenje poslovnih aktivnost, otkrili propusti u internim procesima, štitilo društvo od rizika prijevara i korupcije, kako interne tako i one koja može nastati s vanjskim partnerima.
“Svaki vjerodostojan Program mora biti izgrađen na čvrstim temeljima upravljačkog tijela tvrtke i podržan kulturom usklađenosti od vrha prema dolje. (Brošura Komisija EU “Compliance Matters“ ).”
Stoga je podrška upravljačkog tijela tvrtke najvažnija stvar u ostvarenju punog potencijala Programa. Također, kvalitetni pravilnici i procedure, komunikacija između organizacijskih jedinica i funkcije praćenja usklađenosti inherentni su za Program, a kontinuirana edukacija djelatnika tvrtke o važnosti internih akata osigurava etičnosti u svakodnevnom poslovanju.
Kvalitetno izrađen Program osigurati će:
- pravovremeno izvršavanje svih obveza od strane odgovarajućih organizacijskih jedinica,
- prepoznavanje potencijalnih rizika i nedostataka,
- sprječavanje kriminalnih aktivnosti,
- održavanje dobrog ugleda,
- učinkovito obavljanje definiranih procesa (postupanje prema internim aktima omogućuje da društvo funkcionira besprijekorno).
Ne postoji jedinstveno rješenje za izradu učinkovitog Programa, svaka tvrtka izrađuje Program prema svojim potrebama, stoga je prilikom izrade Programa potrebno uzeti i čimbenike kao što su industrija i lokacija tvrtke, osobito ako tvrtka ima sjedište u jednoj državi, a podružnicu u drugoj.
Tijekom godina ustalilo se nekoliko elemenata koji će pomoći svakoj tvrtki za izradu učinkovitog Programa, to su:
Jednakost
Da bi Program imao smisla, apsolutno svi djelatnici tvrtke ga se moraju pridržavati, neovisno na kojoj funkciji se nalaze. Ako postoji bilo koji oblik diskriminacije u smisli tko ga se mora pridržavati, a tko ne, Program je automatski neučinkovit te je na taj način tvrtka izložena velikim i nepotrebnim rizicima.
“Ako se uprava ne pridržava pravila, neće ni djelatnici.”
Komunikacija
Komunikacija je ključ svega, tako i dobrog Programa. Pomoću ispravnog načina komuniciranja definiranih standarda djelatnicima, oni bolje shvaćaju Program i njegovu svrhu unutar tvrtke. Formula je komunikacija, edukacija i opet kvalitetna komunikacija.
Edukacija
Kontinuirana edukacija pomaže djelatnicima da razumiju kulturu tvrtke i njezine etičke norme. Edukaciju je potrebno provoditi najmanje jednom godišnje te je prilagoditi riziku tvrtke. Edukacije trebaju biti jasne i kratke sa svrhovitom porukom te je potrebno provesti i provjeru znanja. Edukacije trebaju proći svi djelatnici tvrtke, a ulaganje u djelatnike je najbolje ulaganje.
Službenik za usklađenost (Compliance officer )
Iako Službenik za usklađenost nije baš omiljena osoba u tvrtki, njegovo postojanje je inherentno za izradu i provedbu Programa. Službenik za usklađenost mora posjedovati znanje, ovlasti, iskustvo i potrebne resurse za procjenu rizika, razvoj planova usklađenosti i obuku te provođenje istrage. Osim navedenog, Službenik za usklađenost mora posjedovati osobine vođe.
Jasni interni akti
Interni akti formaliziraju i kodificiraju pravila kojih se djelatnici moraju pridržavati u svakodnevnom poslovanju. Interne akte potrebno je redovito ažurirati u skladu s promjenom zakona i industrijskih standarda.
“Tvrtka nije i neće biti usklađena, ako se djelatnici ne pridržavaju pravilnika i procedura.”
Identifikacija i procjena rizika
Identifikacija, procjena i revizija rizika trebaju biti sastavni dio Programa. Procjena rizika omogućuje uočiti nedostatke u procesima te pruža cjelokupnu sliku usklađenosti i pomaže u određivanju prioriteta u područjima najvećeg rizika. Redovite revizije rješavaju pitanje rizika prije nego što se desi incident.
Praćenje provedbe
Praćenje provedbe usklađenosti je važno iz razloga što se mogu uočiti nepridržavanje i kršenje propisa te koji su njegovi konačni rezultati. Na temelju praćenja definiraju se koraci koji se moraju poduzeti kako bi se provelo usklađenje.
Izvještaji o radu
Izvještaji o radu sastavni su dio svakog Programa. Programom se definira obvezni sadržaj izvještaja, vrijeme podnošenja te preporuke koje je potrebno poduzeti kako bi se uspostavila usklađenost.
Izvješćivanje o kršenju propisa
Djelatnicima se putem Programa treba omogućiti izvješćivanje o kršenju definiranih propisa, procesa i etičkih normi. Izvješćivanje o kršenju definiranih propisa i etičkih normi treba biti obvezni dio edukacija. Djelatnicima je potrebno jamčiti anonimnost i povjerljivost prilikom podnošenja takvih izvještaja te garanciju da će se provesti istraga na temelju dostavljenih činjenica.
Disciplinske mjere
Programom je definirati i disciplinske mjere za nepridržavanje. Disciplinske mjere moraju biti iste za sve djelatnike tvrtke i ne smiju diskriminirati položaj. U slučaju da su disciplinske mjere diskriminatorne, mogu imati pregršt posljedica za cijelu tvrtku.
Ažuriranje Programa
Poboljšanja i kontinuirana ažuriranja temelje su kvalitetnog Programa. Samim Programom potrebno je definirate redovite preglede, procjene rizika i kontrole.
Program će identificirati i limitirati potencijalne rizike, poboljšati odgovornost te ojačati tvrtku u cjelini.
Autor: Ivan Gazić