Mjere za upravljanje sukobom interesa

Posted on

O sukobu interesa pisala je kolegica Aleksandra Mrkonjić Bosak Sukob interesa – Naša Svakodnevica Kojom Upravljamo Ili Problem?

U ovom članku ćemo se dotaknuti Odluke o sustavu upravljanja za kreditne institucije kao i određenih mjera koje institucije mogu koristiti kako bi upravljale sukobom interesa.

Sukob interesa u kreditnim institucijama može nastati u situacijama kada (dioničar, član uprave ili nadzornog odbora te djelatnik kreditne institucije) nije neutralan u odnosu na predmet odlučivanja ili se iz činjenica njegove povezanosti s drugim pravnim osobama ili poslovima može pretpostaviti da može imati razne, ne samo financijske,  interese koji nisu nužno i interesi kreditne institucije ili klijenata iste, te može utjecati na donošenje odluke na temelju interesa ili sklonosti koji se ne podudaraju s interesima kreditne institucije ili klijenta.

Sukob interesa može biti stvaran, potencijalan (velika je vjerojatnost da će doći do sukoba interesa), privremen (sukob interesa je rezultat pojedinačnih događaja) i trajan (ako se kontinuirano ponavlja).

Odluka o sustavu upravljanja, navodi da su kreditne institucije obvezne svojim internim aktima obuhvatiti najmanje sljedeće situacije ili odnose u kojima mogu nastati sukobi interesa:

  • ekonomski interesi (npr. vlasništvo dionica, vlasničkih udjela i slični ekonomski interesi u društvima ili subjektima koji su klijenti kreditne institucije, prava intelektualnog vlasništva, krediti ili zajmovi koje je kreditna institucija dala društvu ili subjektu u vlasništvu radnika, članstvo u tijelu ili vlasništvo subjekta sa sukobljenim interesima),
  • osobni ili profesionalni odnosi s imateljima kvalificiranih udjela u kreditnoj instituciji,
  • osobni ili profesionalni odnosi s radnicima kreditne institucije ili subjekata uključenih u opseg bonitetne konsolidacije,
  • ostala radna mjesta i prijašnja radna mjesta u kraćem prošlom razdoblju,
  • osobni ili profesionalni odnosi s bitnim vanjskim dionicima (npr. povezanost sa značajnim dobavljačima, savjetnicima ili drugim pružateljima usluga) i
  • politički utjecaj ili odnosi s politički izloženim osobama.

Do sukoba interesa može doći između bliskih osobnih odnosa:

  • djelatnika kreditne institucije i klijenta
  • djelatnika i dobavljača
  • između djelatnika kreditne institucije
  • članova nadzornog odbora ili uprave kreditne institucije
  • članova nadzornog odbora/uprave i kreditne institucije
  • osoba u posebnom odnosu s kreditnom institucijom.

Također, do sukoba interesa može doći i na osnovi ranijeg osobnog i profesionalnog odnosa. Sve osobe koje sudjeluju u određenom procesu, dužni su se suzdržavati o glasovanja ili odlučivanja o bilo kojoj odluci u slučaju kada jesu ili bi mogli biti u sukobu interesa ili kada je na bilo koji drugi način ugrožena njihova objektivnost ili sposobnost da propisno i etično ispune svoje dužnost u kreditnoj instituciji.

Sve što je prethodno opisano, na odgovarajući način se može primijeniti i za ostale financijske institucije.

Važno je napomenuti da u slučaju izvršenja transakcija u kreditnim institucijama, djelatnici kreditne institucije ne smiju donositi odluke na temelju osobnih interesa ili na temelju interesa bračnog druga te srodnika do drugog stupnja prave linije ili treće linije pobočne linije ili kao fizička osoba ili kao zakonski zastupnik pravne osobe. Također, djelatnici kreditnih institucija ne smiju provoditi transakcije ako oni sami ili njihova povezana osoba nastupa kao klijent kreditne institucije u pojedinoj transakciji.  Ustroj, poslovanje, organizacija i korporativna politika kreditnih institucija mora biti takva da su poslovne i organizacijske jedinice jasno odvojene, a ovlasti i odgovornosti djelatnika kreditne institucije jasno utvrđene i razgraničene sa uspostavljenim odgovarajućim linijama izvještavanja. Svi navedeni u procesima kreditne institucije odgovorni su za prepoznavanja situacije bilo kojeg oblika sukoba interesa, izbjegavanju istih te su dužni odmah po saznanju obavijestiti relevantnu organizacijsku jedinicu radi praćenja i ovladavanja istim.

Nadalje,  za financijske institucije, općenito, možemo reći da postoje mjere, radnje i aktivnosti koje financijske institucije poduzimaju kod upravljanja sukobom interesa povezanog s transakcijama i kod upravljanja ostalog sukoba interesa, rukovodeći se i zakonskim odredbama i smjernicama koje propisuju njihovi regulatori. 

Također, određene institucije različito pristupaju kod određivanja mjera za sprječavanje nastanka sukoba interesa, u zavisnosti od prirode, opsega i složenosti svojih usluga, aktivnosti i poslovanja. Kao primjer, određene institucije zahtijevaju od svih djelatnika da moraju prijaviti pa i zatražiti suglasnost institucije (poslodavca), ako imaju namjeru obavljati bilo kakvu poslovnu aktivnost izvan institucije, dok određene institucije takvu prijavu i suglasnost vežu uz činjenicu je li poslovna aktivnost (npr. zaposlenje,  imenovanje u odborima izvan institucije) na bilo koji način povezano s institucijom ili konkurentima ili poslovnim partnerima ili s njima povezanim osobama.

Kod primjene mjera vezano uz dodatan rad/angažman djelatnika treba uzeti u obzir i činjenicu da se izmijenio Zakon o radu (NN 151/2022)te više nije potrebna prethodna suglasnost prvog poslodavca za dodatan rad već je djelatnik dužan samo obavijestiti matičnog poslodavca o sklopljenom ugovoru o dodatnom radu kod drugog poslodavca. Ovdje se omogućuje djelatnicima da slobodno na tržištu ostvaruju dodatne prihode u skladu s vlastitim i tržišnim potrebama i kretanjima. Sada je propisano da prvi (matični) poslodavac može zatražiti od djelatnika prestanak obavljanja dodatnog rada ako postoji objektivan razlog, osobito ako je to protivno zakonskoj zabrani natjecanja ili ako se obavlja unutar rasporeda radnog vremena djelatnika kod matičnog poslodavca. Na neki način se postiže „win-win situacija“ u smislu da djelatnicima ostaje sloboda izbora obavljanja određenih poslova bez potrebne suglasnosti, osobito izvan radnog vremena i kada to nije povezano s konkurencijom, a poslodavcu je ostavljena i dalje mogućnost kontrole i upravljanja sukobima interesa, osobito kada je poslovna aktivnost povezana s djelatnošću koju poslodavac obavlja.

U svakom slučaju, sve okolnosti koje mogu dovesti do sukoba interesa je potrebno prijaviti ili nadređenoj osobi i/ili osobi koja je u instituciji imenovana za upravljanje sukobima interesa kako bi se poduzele mjere kojima se sukob interesa otklanja.             

Kao neke od prethodnih kontrolnih mjera kojima se aktivno može upravljati sukobima interesa može se navesti:

  • uspostava 3. linije obrane, gdje je to moguće:
  • 1. linija: zaposlenici u okviru svojih nadležnosti;
  • 2. linija: kontrolne funkcije (usklađenost i rizici);
  • 3. linija: unutarnja revizija;
  • propisivanje jasnih uloga i odgovornosti pojedinih organizacijskih jedinica;
  • razdvajanje nadležnosti organizacijskih jedinica koje sudjeluju u operativnim procesima i kontrolama provođenja istih;
  • fizičko razdvajanje pojedinih organizacijskih jedinica (ureda) radi osiguranja povjerljivosti i zaštite podataka kao i uspostava „kineskih zidova“ odnosno zabranu komuniciranja o povlaštenim informacijama među pojedinim organizacijskim jedinicama;
  • propisivanje uloga i odgovornosti u nabavnom procesu, procesu izdvajanja važnih i ključnih poslova ili funkcija, primanja darova, obračuna i isplata provizija i naknada, politike primitaka, radu u odborima, politika provođenja osobnih transakcija i dr.;
  • propisivanje uloga i odgovornosti u investicijskom procesu donošenja odluka iz područja ulaganja imovine neovisno od dioničara i s njima povezanih osoba te dokumentiranje radnji i postupaka u tom procesu;
  • obvezu prijavljivanja povezanosti (rodbinske, poslovne) s osobom koja je zaposlena kod konkurenata, poslovnih partnera ili obavlja bilo kakve poslove/usluge za instituciju kao vanjski pružatelj usluga;
  • ograničeni pristup informacijama zaštićenim korisničkim pravima i lozinkama, propisivanje uloga i odgovornosti u procesu dodjeljivanja prava pristupa određenim aplikacijama;
  • propisivanje klauzula o upravljanju i izbjegavanju sukoba interesa u ugovorima s poslovnim partnerima.

Ako se potencijalni ili stvarni sukob interesa može dogoditi ili se već dogodio, neke od mjera (ovisno o situaciji odnosno okolnostima) koje se mogu poduzeti su:

  • prije svega prijaviti sukob interesa nadređenoj osobi i/ili osobi koja je zadužena za upravljanje sukobima interesa
  • izuzeti se od provođenja aktivnosti, radnji odnosno posla ili izuzeti se od odlučivanja ili glasovanja ili donošenja odluka;
  • dodijeliti obavljanje posla drugoj osobi ili odrediti dodatnu kontrolu osobe koja će potvrditi ispravnost obavljenog posla;
  • ako je potrebno, ograničiti pristup određenim podacima.

Ovo su samo neke od mjera koje se mogu primijeniti, ali svaka institucija će, kako je prethodno rečeno, u zavisnosti od prirode, opsega i složenosti svojih usluga, aktivnosti i poslovanja propisivati mjere i radnje u svrhu upravljanja i sprječavanja sukoba interesa. Primjerice, bankarski i investicijski sektor, primjenjuju i specifičnosti vezane uz sukob interesa povezan s transakcijama, pa tako propisuju vrste ili okolnosti koje mogu dovesti do sukoba interesa i mjere koje se poduzimaju propisujući posebne politike poput Politike najboljeg ishoda kojom se, primjerice,  propisuju načini odabira posrednika u trgovanju pri izvršavanju naloga kod trgovanja ili Procedure o obvezi prijave financijskih instrumenata kod zapošljavanja radi upravljanja sukobima interesa kod provođenja osobnih transakcija.

U svakom slučaju, od svih područja kojima upravlja usklađenost poslovanja čini se da upravljanje sukobima interesa čini nepresušan izvor.

Autori: Melita Markovinović & Ivan Gazić

Sukob interesa

SUKOB INTERESA – naša svakodnevica kojom upravljamo ili problem?

Posted on

Kad pogledam unazad, kroz cijelu moju poslovnu karijeru protezao se pojam sukoba interesa. Pojam koji, kao i mnogi drugi, vrlo često nisam razumjela, nisam znala što s njim i kako ga tumačiti.

S ulaskom u compliance svijet taj pojam postaje sve značajniji, međutim i dalje vrlo maglovitog značenja, a tumačenja raznih funkcija koja su se bavila njime bila su nedorečena, nekad vrlo filozofska, nekada vrlo površna.

Promijenila sam poslovne sektore, industrije, međutim nerazumijevanje, a potom posljedično i strah i dalje postoje kod mojih suradnika.

Budući sam uvijek smatrala kako je pojmovima i situacijama u poslu uvijek potrebno pristupiti na jednostavan način i objasniti ih tako da te i onaj tko ne razumije baš ništa na kraju može shvatiti, veliki dio svog poslovnog vremena posvetila sam se izučavanju, tumačenju i naglašavanju važnosti upravljanja sukobom interesa.

Dakle, znamo li uopće na što mislimo kad kažemo sukob interesa?

Možda najjednostavnije objašnjeno, sukob interesa je situacija kada jedna osoba ima neke profesionalne ili osobne obveze, odnosno profesionalne ili osobne interese koji mu otežavaju djelotvorno obavljanje poslovne funkcije i ugrožavaju njegovu objektivnost ili mogu stvoriti dojam da je njegova objektivnost ugrožena.

Vrlo je važno naglasiti da je sukob interesa SITUACIJA, a ne PONAŠANJE, u kojoj neki pojedinac na odgovornom položaju (ili član njegove uže obitelji), ima istovremeno međusobno konkurentne, profesionalne i osobne interese.

Sa sukobom interesa se možemo susresti i u situaciji kada je razlika između individualnih i profesionalnih obveza takva da neovisni promatrač može postaviti opravdano pitanje jesu li profesionalni rad i odluke dotične osobe vođene osobnim interesima.

Temelji interesa mogu biti:

  1. Financijski (opipljivi) – novac, dobivanje nekog posla, imovina/vlasništvo
  2. Nefinancijski (neopipljivi) – uspjeh na profesionalnom planu, osobno zadovoljstvo, psihološko stanje

U teorijskom smislu razlikujemo:

STVARNI sukob interesa: kada pojedinac zna da svojim aktivnostima može i dodatno ostvariti privatni interes, a na štetu interesa organizacije – to i učini.

PRIVIDNI sukob interesa: situacija u kojoj se čini da bi privatni interesi mogli na neprikladan način utjecati na obavljanje dužnosti; kada se relativno dobro informiranoj osobi, na temelju zdravog prosuđivanja, učini da je netko od kolega u stvarnom sukobu interesa

POTENCIJALNI sukob interesa: kada postoji neki privatni interes koji može utjecati na vršenje dužnosti, no osoba još ništa nije počinila po tom pitanju

Teoriji bi mogli dodati i činjenicu da u Republici Hrvatskoj postoji važeći Zakon o sprječavanju sukoba interesa, ali da je sadržajno najviše usmjeren prepoznavanju i upravljanju sukobom interesa u javnom sektoru.

Određene životne situacije i okolnosti koje se opisuju kao sukob interesa, a to su one iz kojih proizlazi njihova mogućnost utjecaja na nepristranost dužnosnika u obnašanju javne dužnosti, same po sebi ne predstavljaju protupravno stanje. Stupanjem na dužnost ne mogu nestati sve poveznice određenog dužnosnika sa pojedinim osobama, poslovnim subjektima, interesnim zajednicama, i drugim situacijama koje čine dio njegovog životnog puta i identiteta. Sukob interesa postaje povreda odredbi Zakona o sprječavanju sukoba interesa, a time i predmet pokretanja i vođenja postupka protiv dužnosnika od strane Povjerenstva za odlučivanje o sukobu interesa, onda kada je dužnosnik propustio uočiti da se nalazi u konfliktnim ulogama odlučivanja, ili kada je propustio uočiti postojanje nekih drugih razloga iz kojih proizlazi sukob između njegovih osobnih, odnosno privatnih i javnih interesa te kada je slijedom navedenog dužnosnik propustio na primjeren način razriješiti ili upravljati situacijom sukoba interesa u kojoj se našao.

Sa sukobom interesa lako možemo povezati moralno odnosno nemoralno djelovanje te odgovorno, odnosno neodgovorno ponašanje.

Kad bi se malo odmaknuli od teorije i pokušali to čim jednostavnije prikazati u praksi izgledalo bi otprilike ovako.

SUKOB INTERESA vs. SUKOB ODGOVORNOSTI

  • Odlučila sam otići na odbojkašku utakmicu svoje kćeri i pritom svjesno propustiti obvezu prema instituciji, društvu, ustanovi u kojoj radim (održati unaprijed dogovoreno predavanje, predati projekt na vrijeme i sl)
  • Budući imam položen ispit za odbojkaškog suca i sudila sam nekoliko utakmica, nazvat ću delegata utakmice koju igra moja kćer (budući smo dobri prijatelji) i dogovoriti s njim da ja sudim tu utakmicu. Važno mi je da njena ekipa pobijedi, ona odigra fantastično i da osvoje prvenstvo

Primjeri nemoralnog djelovanja u poslovanju

Sukob interesa: kum mi je vlasnik društva koje prodaje proizvode koje moje društvo stavlja na tržište u RH. Nazvat ću ga i dogovoriti da prikaže povećanu potražnju za tim proizvodima kako bi se povećala distribucija i prodaja, a samim time utjecalo na moj bonus kao prodajnog predstavnika. Dio bonusa podijelit ću s njim.

Poštenje, iskrenost, komunikacija: namjerno iznošenje neistinitih tvrdnji o proizvodu, stavljanje na tržište kozmetičkih proizvoda s prikrivenim sastojcima koji su lošeg utjecaja na ljudsko zdravlje, lažno ili nepotpuno reklamiranje

Poslovni odnosi: odavanje poslovnih tajni

Neuspješno utvrđivanje i nadziranje sukoba interesa te upravljanje njime može ugroziti postupak donošenja odluka i cjelokupni proces dobrog upravljanja te dovesti do narušavanja ugleda, a u nekim slučajevima i novčane kazne.

Kako se ovaj tekst ne bi pretvorio u jednodnevnu edukaciju o upravljanju sukobom interesa jer primjera je nebrojeno mnogo i situacija o kojima je moguće raspravljati je još toliko, uzet ću si za pravo iz svega izvući sljedeći zaključak.

Sukob interesa je situacija, pojava koja se nalazi svuda oko nas.

Ako radite u društvu, kompaniji, instituciji, ustanovi koja još nije uspostavila sustav prepoznavanja i upravljanja sukobom interesa, neka vas ovaj, a i mnogi drugi tekstovi do kojih možete doći jednostavnom Google pretragom potaknu da pokrenete priču i inicijativu da se ovaj dio sustava upravljanja uredi i u vašem okruženju.

Budite project manager na koji dan i učinite vrlo dobru stvar za vašu poslovnu zajednicu.

U slučaju da sustav već postoji, budite transparentni i svesrdno zagovarajte transparentnost u prijavljivanju situacija koje mogu predstavljati sukob interesa.

Sukob interesa kao takav nije problem, ali ne znanje i ne postojanje svijesti o situaciji koja predstavlja sukob interesa može biti  i jeste problem.

Sve dok znamo za okolnosti koje mogu predstavljati sukob interesa, možemo njima uspješno upravljati i na taj način osigurati da je sustav upravljanja u našem poslovnom okruženju efikasan, a poslovanje uspješno.

Autor: Aleksandra Mrkonjić Bosak