Smjernice za provedbu antikorupcijske politike

Posted on

HRVATSKA UDRUGA ZA USKLAĐENOST POSLOVANJA

2. veljače 2025.

Ispred Udruge: Dr.sc. Sanja Ožić

USKLAĐENOST

UVOD

Korupcija predstavlja ozbiljan izazov za društvo jer narušava gospodarski razvoj i povjerenje u institucije. Smjernice za provedbu antikorupcijske politike pružaju praktične upute za učinkovitu borbu protiv korupcije te osiguravaju usklađenost s pravnim i etičkim standardima.

Temeljeći se na Strategiji sprječavanja korupcije 2021.–2030. godine, važećim zakonima i uredbama u relevantnom području, ove smjernice promiču jačanje transparentnosti, integriteta i odgovornosti. Njihova primjena povećava otpornost poduzeća na koruptivne prakse, potiče transparentnost te doprinosi jačanju povjerenja građana i učinkovitosti institucija.

SVRHA

Smjernice definiraju mjere i postupke za osiguranje usklađenosti s dokumentima o sprječavanju korupcije te za promicanje etike i integriteta u poslovanju. Njihov je cilj razviti kulturu odgovornosti i transparentnosti te spriječiti bilo kakve koruptivne radnje koje bi mogle ugroziti ugled i poslovanje poduzeća.

PODRUČJE PRIMJENE

Smjernice se primjenjuju na članove uprave i nadzornog odbora, zaposlenike, vanjske suradnike, konzultante, dobavljače te ostale treće strane uključene u poslovne aktivnosti poduzeća, neovisno o njihovoj lokaciji ili vrsti ugovornog odnosa.

NAČELA

  1. Načelo nulte tolerancije prema korupciji

Poduzeće provodi strogu politiku nulte tolerancije prema svim oblicima korupcije, podmićivanja ili neetičkog ponašanja.

  • Načelo zakonitosti i etičnosti

Svi zaposlenici i suradnici poduzeća dužni su pridržavati se važećih zakona, propisa i etičkih standarda.

  • Načelo meritokracije i objektivnosti

Odluke u poduzeću donose se na temelju objektivnih kriterija, stručnosti i zasluga, bez osobnih ili vanjskih utjecaja.

  • Načelo transparentnosti

Poduzeće potiče otvorenu komunikaciju i suradnju te osigurava transparentnost u svim poslovnim aktivnostima.

  • Načelo odgovornosti

Svi zaposlenici i suradnici odgovorni su za provedbu i poštivanje smjernica, pri čemu aktivno sudjeluju u sprječavanju nepravilnosti.

DEFINICIJE

  1. Korupcija

Korupcija podrazumijeva zlouporabu povjerene moći radi osobne koristi. To uključuje, ali nije ograničeno na, podmićivanje, prijevaru i nepotizam.

  • Podmićivanje

Podmićivanje obuhvaća nuđenje, obećavanje, davanje, prihvaćanje ili traženje novca ili drugih (ne)materijalnih koristi kako bi se utjecalo na donošenje odluka.

  • Poklon

Poklon označava bilo kakvu materijalnu ili nematerijalnu korist, uključujući novac, usluge, putovanja, ugostiteljstvo ili robu.

  • Sukob interesa

Sukob interesa odnosi se na situacije u kojima privatni interesi zaposlenika mogu utjecati na njihovu nepristranost pri obavljanju ovlasti i dužnosti.

  • Zviždač (prijavitelj nepravilnosti)

Zviždač je osoba koja u dobroj vjeri prijavljuje sumnje na korupciju ili druge nepravilnosti unutar poduzeća ili institucije.

  • Klijentelizam

Klijentelizam podrazumijeva praksu davanja prednosti prijateljima, obitelji ili političkim saveznicima pri zapošljavanju ili dodjeli ugovora, često zanemarujući meritokratske kriterije.

  • Favoritizam

Favoritizam označava sklonost davanju povlastica određenim osobama na temelju osobnih odnosa, a ne prema njihovim kvalifikacijama ili zaslugama.

  • Nepotizam

Nepotizam je oblik favoritizma u kojem se rodbini ili članovima obitelji daju povlašteni položaji ili pogodnosti, bez obzira na njihove kvalifikacije.

  1. Pranje novca

Pranje novca označava proces prikrivanja izvora nezakonito stečenog novca kako bi se on prikazao kao zakonit.

  • Integritet

Integritet predstavlja osobinu dosljednog pridržavanja moralnih i etičkih načela te profesionalnih standarda.

  • Odgovornost

Odgovornost označava obvezu pojedinaca ili poduzeća da preuzmu odgovornost za svoje postupke i odluke te da osiguraju transparentnost i budu podložni nadzoru.

Pravni okvir:

Strategija sprječavanja korupcije za razdoblje od 2021. do 2030. godine, Kazneni zakon, Zakon o sprječavanju sukoba interesa, Zakon o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma, Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti

POKLONI I GOSTOPRIMSTVO

  1. Zabranjeno je primanje ili davanje poklona, gostoprimstva ili drugih pogodnosti koje mogu utjecati na poslovne odluke ili stvarati dojam pristranosti.
  2. Izuzeci se odnose na simbolične poklone male vrijednosti i uobičajene poslovne običaje, pod uvjetom da:
  3. njihova vrijednost ne prelazi * od 20,00 eura do 66,00 eura na više,
  4. učestalost nije veća od jednog poklona istoj osobi u tromjesečju,
  5. pokloni budu unaprijed odobreni od nadležne osobe.
  6. Pokloni male vrijednosti trebaju biti označeni kao “nije za prodaju” ili prilagođeni u obliku promotivnih predmeta s nazivom poduzeća ili proizvoda (npr. čaše, olovke, kalendari.
  7. Troškovi reprezentacije, uključujući darivanje poslovnih partnera, priznaju se kao porezno dopustivi rashodi do iznosa od 50% nastalog troška, pod uvjetom da su ti troškovi dokumentirani i poslovno opravdani. Pravo na odbitak pretporeza nije dopušteno, a ukupna cijena poklona s uključenim PDV-om smatra se rashodom poslovanja.
  8. Zaposlenici su obvezni konzultirati nadležnu osobu ako nisu sigurni u zakonitost ili prikladnost poklona. Svaki zaposlenik mora voditi računa o tome da primanje ili davanje poklona ne ugrozi njihovu objektivnost i profesionalni integritet.
  9. Poslodavac mora osigurati radne uvjete koji ne ugrožavaju dostojanstvo zaposlenika, što uključuje uspostavu pravila o izbjegavanju sukoba interesa i očuvanju profesionalnog integriteta.

Pravni okvir:

Uredba (EZ) br. 1060/2009, Uredba (EZ) br. 726/2004, Uredba Komisije (EU) 2017/2359, Zakon o sprječavanju sukoba interesa, Zakon o radu, Zakon o PDV-u i Pravilnik o porezu na dobit.

*Praksa prihvaćanja i davanja poklona znatno se razlikuje između javnih i privatnih poduzeća, a dopušteni iznosi definirani su prema specifičnoj industriji i internim politikama pojedinih poduzeća.

PLAĆANJA ZA OLAKŠAVANJE POSLOVA

a) Zabranjena su neslužbena plaćanja s ciljem ubrzavanja administrativnih procesa ili osiguravanja prava koja su već zakonom propisana.

b) Svaka situacija koja može ukazivati na potrebu za takvim plaćanjima mora se odmah prijaviti nadležnim osobama. Poduzeće osigurava povjerljive i sigurne kanale za prijavu takvih situacija, uključujući anonimne opcije za prijavitelje nepravilnosti.

c) Poduzeće osigurava redovitu edukaciju menadžmenta i zaposlenika za prepoznavanje i izbjegavanje situacija povezanih s neslužbenim plaćanjima.

d) Kršenje ove zabrane smatra se ozbiljnim prekršajem i može rezultirati disciplinskim mjerama, uključujući otkaz ili, ako je primjenjivo prema zakonima, kazneni progon.

e) Zaposlenici moraju biti svjesni da su neslužbena plaćanja u suprotnosti sa zakonima i mogu dovesti do teških posljedica za poduzeće i pojedinca.

f) Poduzeće vodi evidenciju o svim prijavljenim situacijama i nepravilnostima kako bi osiguralo transparentnost i usklađenost s relevantnim propisima.

g) Poduzeće provodi redovitu procjenu rizika kako bi identificiralo područja ili situacije u kojima bi moglo doći do pokušaja neslužbenih plaćanja te poduzima proaktivne mjere za njihovo sprječavanje.

h) Zaposlenici koji prijave sumnjive aktivnosti ili nepravilnosti zaštićeni su od bilo kakvog oblika osvete ili diskriminacije, u skladu sa Zakonom o zaštiti prijavitelja nepravilnosti.

i) Poduzeće godišnje izrađuje izvješće o prijavljenim nepravilnostima, poduzetim mjerama i provedenim edukacijama, osiguravajući transparentnost i kontinuirano poboljšanje politika usklađenosti.

j) U slučaju prijavljenih nepravilnosti, poduzeće će surađivati s nadležnim tijelima, uključujući policiju, USKOK i druge institucije, kako bi osiguralo potpuno poštivanje zakona i sankcioniranje odgovornosti.

k) Poduzeće promiče kulturu etičkog poslovanja kroz redovite interne komunikacije, uključujući podsjetnike na važnost poštivanja zabrane neslužbenih plaćanja i održavanja profesionalnog integriteta.

Pravni okvir:

Zakon o sprječavanju sukoba interesa, Zakon o sprječavanju pranja novca i financiranju terorizma, Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti, Kazneni zakon, Zakon o računovodstvu, Zakon o radu.

POLITIČKE I DOBROTVORNE DONACIJE

  1. Poduzeće neće financirati političke stranke, kandidate ili kampanje.
    1. Političkom donacijom smatra se svaki oblik financijske ili materijalne potpore političkim subjektima, uključujući donacije, usluge, resurse ili promocije koji imaju za cilj podržati određenu političku stranku, kandidata ili kampanju.
    1. Dobrotvorne donacije dopuštene su isključivo ako su zakonite, transparentne i usmjerene na opće dobro.
    1. Prije izvršavanja dobrotvorne donacije potrebno je provesti dubinsku analizu primatelja koja uključuje: zakonitost djelovanja primatelja, reputaciju primatelja, uključujući provjeru negativnih poveznica ili povezanosti s nezakonitim radnjama, usklađenost ciljeva donacije s vrijednostima poduzeća i zakonskim propisima.
    1. Sve donacije moraju biti odobrene u skladu s važećim internim aktima poduzeća. Zahtjev za odobrenje mora sadržavati: detaljan opis svrhe donacije, rezultate dubinske analize, potvrdu usklađenosti sa zakonskim i internim pravilima.
    1. Donacije moraju biti evidentirane uz priloženu dokumentaciju o odobrenju i provedenoj dubinskoj analizi. Ova evidencija osigurava transparentnost i omogućuje reviziju donacija.
    1. Poduzeće provodi redovite interne revizije i nadzor nad procesom donacija kako bi se osigurala usklađenost s važećim zakonima i internim aktima.
    1. Zabranjeno je koristiti dobrotvorne donacije kao posredan način financiranja političkih subjekata, kandidata ili kampanja.
    1. Sve donacije iznad unaprijed definiranog praga moraju biti odobrene od strane upravljačkog tijela ili nadležnog odbora za usklađenost.
    1. Osobe uključene u proces odobravanja donacija ne smiju imati nikakav osobni interes vezan uz primatelja donacije.
    1. Poduzeće godišnje objavljuje izvještaj o izvršenim dobrotvornim donacijama, uključujući informacije o svrsi, iznosima i primateljima, radi osiguravanja transparentnosti.
    1. U slučaju otkrivanja sumnji na zlouporabu donacija ili povezanost primatelja s nezakonitim aktivnostima, poduzeće će odmah poduzeti odgovarajuće korake, uključujući obustavu donacije i prijavu nadležnim tijelima.

Pravni okvir:

Ujedinjeni narodi – Konvencija protiv korupcije (UNCAC),GRECO smjernice, Smjernice Transparency International-a Direktiva (EU) 2015/849 o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma (4. AML direktiva), Zakon o financiranju političkih aktivnosti, izborne promidžbe i referenduma, Kazneni zakon, Zakon o sprječavanju sukoba interesa, Zakon o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma, Zakon o računovodstvu, Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti.

EVIDENCIJA I IZVJEŠĆIVANJE

  1. Financijski zapisi moraju biti točni, transparentni i u skladu sa zakonskim zahtjevima.
  2. Financijski zapisi obuhvaćaju sve poslovne knjige, račune, financijske izvještaje i drugu dokumentaciju povezanu s financijskim poslovanjem poduzeća.
  3. Svi troškovi, plaćanja i transakcije moraju biti dokumentirani, opravdani i evidentirani pravovremeno, u skladu s propisanim rokovima, kako bi se izbjegle nepravilnosti.
  4. Nepravilnosti u vođenju evidencija strogo su zabranjene i podliježu disciplinskim mjerama.
  5. Poduzeće provodi redovite unutarnje i vanjske revizije kako bi osiguralo usklađenost s antikorupcijskom politikom i važećim zakonima.
  6. Rezultati revizija koriste se za daljnje poboljšanje postupaka i sprječavanje nepravilnosti.
  7. Svi financijski zapisi i dokumentacija moraju se čuvati tijekom zakonom propisanog razdoblja.
  8. Redovite edukacije o pravilima vođenja financijskih evidencija i izvještavanja osiguravaju da svi zaposlenici razumiju svoje obveze te su upoznati s važećim zakonskim propisima i internim pravilima.
  9. Zaposlenici su obvezni prijaviti bilo kakve nepravilnosti ili sumnjive aktivnosti vezane uz financijske evidencije i izvještavanje.
  10. Poduzeće koristi sigurnosno certificirane digitalne alate za vođenje i pohranu financijskih evidencija kako bi osiguralo njihovu dostupnost i integritet.
  11. Financijski zapisi i dokumentacija moraju biti zaštićeni sigurnosnim mjerama kako bi se spriječio neovlašteni pristup, manipulacija ili gubitak podataka.
  12. Poduzeće je obvezno podnositi izvještaje relevantnim regulatornim tijelima u skladu s važećim zakonima i propisima.
  13. Ključni financijski podaci i rezultati revizija redovito se objavljuju dionicima radi osiguravanja transparentnosti.

Pravni okvir:

Zakon o računovodstvu, Zakon o PDV-u, Zakon o porezu na dobit,  Zakon o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma, Kazneni zakon, Zakon o reviziji, Zakon o radu, Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti, Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR), Zakon o informacijama, Zakon o tržištu kapitala.

ODGOVORNOSTI

  1. Svi zaposlenici odgovorni su za pridržavanje smjernica i prijavljivanje sumnji na korupciju. Prijavljivanje se može izvršiti putem povjerljivih kanala uz osiguranje anonimnosti i zaštite prijavitelja.
  2. Uprava je odgovorna za implementaciju antikorupcijske politike, praćenje njezine provedbe te osiguravanje odgovarajuće edukacije zaposlenicima. Uprava je također odgovorna za osiguravanje adekvatnih resursa (ljudskih, financijskih i tehnoloških) potrebnih za provedbu smjernica.
  3. Organizacija redovitih edukacija o antikorupcijskim mjerama i etičkim standardima u nadležnosti je službe za usklađenost. Voditelji edukacija moraju osigurati da svi sudionici razumiju svoje obveze i načela politike.
  4. Treće strane koje surađuju s poduzećem obvezne su pridržavati se odredbi ovih smjernica. Svi ugovori s trećim stranama uključuju klauzule o pridržavanju antikorupcijske politike. Poduzeće ima obvezu redovito informirati treće strane o njihovim odgovornostima te jasno definirati posljedice nepridržavanja.
  5. Direktori sektora i voditelji službi odgovorni su za osiguranje da se svi članovi njihovih timova pridržavaju načela antikorupcijske politike te redovito prate njezinu provedbu.
  6. Nepravilnosti u pridržavanju smjernica podliježu disciplinskim mjerama, uključujući raskid ugovora ili pokretanje pravnih postupaka. Svi postupci vezani uz nepravilnosti moraju biti dokumentirani i analizirani kako bi se spriječilo ponavljanje sličnih situacija.
  7. Poduzeće provodi periodične revizije kako bi osiguralo pridržavanje smjernica i pravovremeno identificiralo moguće nepravilnosti. Rezultati revizija moraju biti dokumentirani i korišteni za daljnje unaprjeđenje politika.
  8. Svi slučajevi prijave nepravilnosti moraju se pravovremeno istražiti, a poduzeće je obvezno izvijestiti prijavitelja o ishodu postupka u skladu s internim pravilima.
  9. U slučaju ozbiljnih nepravilnosti ili otkrivanja koruptivnih aktivnosti, poduzeće će u potpunosti surađivati s nadležnim tijelima kako bi osiguralo poštivanje zakona.
  10. Poduzeće prepoznaje i nagrađuje zaposlenike i timove koji pridonose uspješnoj implementaciji i poštivanju smjernica.

Pravni okvir:

Strategija sprječavanja korupcije 2021.–2030., Zakon o sprječavanju korupcije, Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti, Kazneni zakon, Zakon o radu, Zakon o obveznim odnosima, Uredba (EU) 2016/679 (GDPR), Zakon o sprječavanju sukoba interesa, Zakon o računovodstvu.

PRIJAVA NEPRAVILNOSTI

  1. Zaposlenici su obvezni prijaviti sve sumnje na korupciju ili podmićivanje putem povjerljivog sustava prijavljivanja ili nadređenim osobama. Anonimne prijave dopuštene su i tretiraju se s jednakom ozbiljnošću kao i ostale prijave.
  2. Poduzeće je imenovalo povjerljivu osobu i njezina zamjenika za zaprimanje prijava nepravilnosti. Povjerljiva osoba odgovorna je za pravodobno postupanje s prijavama i pružanje podrške prijaviteljima.
  3. Poduzeće osigurava zaštitu prijavitelja od bilo kakvog oblika osvete. Prijavitelji nepravilnosti imaju pravo na povjerljivost, zaštitu identiteta i pružanje emocionalne podrške prema potrebi.
  4. Sve zaprimljene prijave promptno će se istražiti uz očuvanje povjerljivosti i nepristranosti. U hitnim slučajevima poduzeće postupa odmah kako bi spriječilo daljnju štetu.
  5. Poduzeće je obvezno postupati po zaprimljenim prijavama u zakonski propisanim rokovima kako bi se osiguralo pravovremeno i učinkovito rješavanje nepravilnosti.
  6. Redovito se prati i analizira izvješća o prijavama s ciljem unaprjeđenja procesa te osiguravanja usklađenosti sa Zakonom o zaštiti prijavitelja nepravilnosti. Sve prijave i njihova obrada evidentiraju se u službenoj evidenciji uz poštivanje povjerljivosti podataka.
  7. Poduzeće osigurava dostupnost informacija o postupcima prijavljivanja svim zaposlenicima, uključujući kontakt podatke povjerljive osobe, jasne upute za korištenje povjerljivog sustava prijavljivanja te detaljne postupke za zaštitu prijavitelja.
  8. Redovite edukacije menadžmenta, zaposlenika i trećih strana omogućuju povećanje svijesti o postupcima prijavljivanja nepravilnosti, zaštiti prijavitelja i važnosti pridržavanja antikorupcijskih mjera.
  9. Poduzeće redovito ocjenjuje učinkovitost sustava prijavljivanja kako bi identificiralo slabosti i unaprijedilo postupke. Rezultati tih ocjena koriste se za daljnje poboljšanje sustava.
  10. Prijavitelji nepravilnosti imaju pravo na povratne informacije o statusu njihove prijave i poduzetim mjerama, uz očuvanje povjerljivosti ostalih uključenih strana.
  11. Poduzeće strogo zabranjuje osvetu protiv prijavitelja nepravilnosti te ometanje postupka prijavljivanja. Svi takvi postupci podložni su disciplinskim mjerama.
  12. U slučaju ozbiljnih nepravilnosti, poduzeće će u potpunosti surađivati s nadležnim tijelima kako bi osiguralo provođenje zakonskih mjera.
  13. Uprava poduzeća godišnje izvještava dionike o broju zaprimljenih prijava, njihovom statusu i poduzetim mjerama, uz očuvanje povjerljivosti podataka.

Pravni okvir:

Strategija sprječavanja korupcije 2021.–2030., Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti, Kazneni zakon, Zakon o radu, Zakon o sprječavanju korupcije, Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR,) Zakon o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma.

OBUKA ZAPOSLENIKA

  1. Poduzeće organizira redovite obuke i edukacije o sprječavanju korupcije za sve zaposlenike. Svi novi zaposlenici obvezni su proći inicijalnu obuku o sprječavanju korupcije kao dio orijentacijskog programa.
  2. Obuke uključuju primjere dobre prakse, relevantne zakonske odredbe, postupke prijavljivanja nepravilnosti te odredbe Zakona o zaštiti prijavitelja nepravilnosti.
  3. Posebni treninzi organiziraju se za menadžere i zaposlenike u rizičnim funkcijama. Oni obuhvaćaju specifične rizike povezane s njihovim radom te praktične smjernice za rješavanje takvih situacija.
  4. Obuke se provode najmanje jednom godišnje, a njihovo prisustvovanje i sadržaj detaljno se dokumentiraju radi praćenja i osiguravanja usklađenosti. Rezultati obuka, uključujući kvizove ili testove znanja, služe za procjenu razumijevanja sudionika i učinkovitosti programa.
  5. Poduzeće prati i evaluira učinkovitost obuka putem povratnih informacija od sudionika, analize provedbe politike u praksi.
  6. Povratne informacije koriste se za kontinuirano unaprjeđenje programa obuke. Poduzeće može angažirati vanjske stručnjake za provođenje specijaliziranih obuka, osobito za zaposlenike u rizičnim funkcijama.
  7. Poduzeće osigurava da su svi zaposlenici informirani o važnosti sprječavanja korupcije i postupcima prijavljivanja nepravilnosti. To uključuje dostupnost edukativnih materijala, vodiča i uputa za radnike kako bi imali stalni pristup relevantnim informacijama.
  8. Digitalne platforme za e-učenje koriste se kako bi obuke bile dostupne svim zaposlenicima, uključujući one na udaljenim lokacijama.
  9. Sadržaj obuka prilagođava se lokalnim zakonima i poslovnim praksama, osobito za međunarodne podružnice poduzeća.
  10. Zaposlenicima koji uspješno završe obuku izdaju se potvrde ili certifikati kako bi se dodatno potaknulo sudjelovanje i prepoznala njihova posvećenost.

Pravni okvir:

Strategija sprječavanja korupcije 2021.–2030., GRECO smjernice, Zakon o zaštiti prijavitelja nepravilnosti, Kazneni zakon, Zakon o radu, Zakon o sprječavanju korupcije, Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR,) Zakon o sprječavanju pranja novca i financiranjanja terorizma.

Smjernice preuzmite putem ove POVEZNICE