Što su pravilnici i procedure?

Posted on

Bez obzira u kojoj industriji društvo posluje, za njegovo učinkovito djelovanje potrebni su pravilnici i procedure. Pravilnici i procedure usvajaju se nakon osnivanja društva, a s vremenom se mijenjaju i rastu zajedno s društvom.

Važno je razumjeti razliku između pravilnika i procedure. Pravilnici predstavljaju kulturu, vrijednost i filozofiju društva te postavljaju temelj za radne obveze i daju smjernice za donošenje odluka koje određene organizacijske jedinice društva moraju slijediti te osiguravaju dosljednost i usklađenost s misijom, vrijednostima i strategijskim ciljevima društva. Kvalitetni pravilnici nisu samo skup pravila i propisa, svojim postojanjem demonstriraju djelatnicima razloge koje stoji iza njihovih radnih mjesta i postavljaju standarde za mjerenje uspjeha.

Nakon što se usvoje pravilnici, logični korak je izrada potrebnih procedura. Njihova svrha je definiranje tko je odgovoran za određene zadatke, koji se koraci moraju poduzeti, kome se trebaju podnijeti izvješća i tako dalje. Kao jednostavan primjer možemo uzeti Pravilnik o godišnjem odmoru, njime je definirano koliko dana djelatnik ima na raspolaganju za godišnji odmor, dok procedura ukazuju koji se koraci moraju poduzeti za podnošenja zahtjeva za dobivanje godišnjeg odmora i kome se taj zahtjev podnosi.

Utvrđivanjem tih specifičnosti osigurava se da zaposlenici znaju svoje dužnosti te čini društvo djelotvornim i u situacijama kada upravna tijela (rukovodstvo) nisu nazočna.

Pravilnici daju odgovor na pitanje „zašto“, dok procedure s druge strane govore „kako“, a zajedno čine smjernice za poslovanje društva u skladu s definiranim procesima, smanjuju rizike i promiču dosljednost.

Svaka država ima svoje zakone i podzakonske akte, a interni propisi kao što su pravilnici i procedure zaduženi su da društvo posluje u skladu s zakonima, na osnovi toga možemo konstatirat da pravilnici i procedure osiguravaju usklađenost društva.

Funkcija pravilnika i procedura

S vremenom društva evoluiraju i rastu na različite načine, a pravilnici i procedure osiguravaju da interni procesi imaju i dalje smisla te postižu željene ciljeve, a to je moguće samo ako se redovito pregledavaju i ažuriraju kako bi ostali upotrebljivi tijekom i nakon razvoja.

Još jedna vrlo važna funkcija pravilnika i procedura je sprječavanje incidenata na radnom mjestu na način da se definiraju odgovarajuće sigurnosne mjere, ako i dođe do neželjenih incidenta pomažu u njihovom uklanjanu i vraćaju djelotvornost društva u najkraćem mogućem vremenu. Sprječavanjem i rješavanjem nastalih incidenata osigurava se da incident ne eskalira u krizu koja može ugroziti društvo.

Ažuriranje

Politike i procedure trebale bi rasti i prilagođavati se potrebama i standardima društva, pregledavanje i revidiranje istih preporučljivo je vršiti minimalno jednom godišnje, a po potrebi i češće. Prilikom ažuriranja potrebna je suradnja svih organizacijskih jedinica društva uključenih i odgovarajuće proces.

Autor: Ivan Gazić

Važnost internih akata

Posted on

U današnjem poslovnom svijetu, usklađenost u svakodnevnom poslovanju važnije je nego ikada prije. Društva se moraju pridržavati različitih zakona i propisa, uključujući one koji se odnose na suzbijanje korupcije, zaštitu podataka, zaštitu okoliša te mnoge druge. Kako bi osigurale usklađenost s navedenim propisima, društva trebaju posjedovati sveobuhvatan program i plan usklađenosti koji uključuje i različite interne akte.

Interni akti su skup pravila i propisa kojima se definiraju procesi, radnje i ponašanje djelatnika unutar društva. Oni uključuju strategije, metodologije, pravilnike, politike, procedure, upute te druge slične interne akte koje za cilj imaju definiranje postupaka i procesa. Interni akti su važan dio programa usklađenosti svakog društva jer pružaju smjernice djelatnicima o tome kakao se ponašati i koje procese provoditi u različitim situacijama u kojima se nađu tijekom svakodnevnog obavljanja poslova te osiguravaju da društva posluje na zakoni i etičan način.

Jedan o glavnih benifita internih akata očituje se u tome što pomaže u sprječavanju i otkrivanju kršenja internih procesa, zakona, podzakona i ostalih podzakonskih akata. Interni akti jasno definiraju očekivano ponašanje djelatnika i pružaju okvir za identificiranje i rješavanje potencijalnih rizika usklađenosti. Na primjer, kodeks ponašanja koji zabranjuje primanje darova od dobavljača može pomoći u sprječavanju mita i korupcije unutar društva. Slično tome, politika zaštite osobnih podataka koja zahtijeva da zaposlenici štite i vode brigu o tome koje osobne podatke prikupljaju i za koju svrhu, može pomoći u sprječavanju povreda osobnih podataka i nastanka rizika od velikih novčanih kazni, kao i gubitka ugleda društva.

Interni akti također pomažu u promicanju kulture usklađenosti unutar društva. Pružanjem jasnih smjernica o etičkom ponašanju i dosljednom provođenju tih pravila, društva mogu pokazati svoju predanost usklađenosti i stvoriti kulturu u kojoj zaposlenici razumiju važnost usklađenosti. To, pak, može pomoći u sprječavanju kršenja zakonskih odredbi, procesa i smanjiti rizik od pravne i reputacijske štete.

Još jedna važnost od internih akata ogleda se u tome što mogu pomoći u pokazivanju predanosti društva za usklađenosti prema vanjskim dionicima, uključujući kupce, investitore i regulatorna tijela. Imajući sveobuhvatan program usklađenosti poslovanja koji uključuje interne akte, društva dokazuju da shvaćaju ozbiljnost poštivanja zakona i ostalih pozitivnih propisa i predane su radu u skladu i istima.

U zaključku, interni akti su neophodan dio programa usklađenosti poslovanja svakog društva. Pružaju smjernice zaposlenicima o tome kako se ponašati u različitim situacijama, pomažu u sprječavanju i otkrivanju kršenja zakona i propisa, promiču kulturu usklađenosti i pokazuju predanost tvrtke za usklađenost vanjskim dionicima. Društva koje ulažu u interne akte i njihovo redovno odražavanje vrlo je  vjerojatno da će izbjeći pravne i reputacijske štete te održati povjerenje svojih kupaca, investitora i regulatornih tijela.

Autor: Ivan Gazić