Kako osigurati usklađenost s pravom na pristup informacijama pomoću KPI-jeva? Autor: Dr. sc. Sanja Ožić

Sažetak

Pravo na pristup informacijama ključno je za transparentnost i odgovornost u javnom sektoru. No, kako osigurati usklađenost i učinkovitost sustava? Ključni pokazatelji uspjeha (KPI-jevi) pomažu u praćenju performansi, analizi rizika i poboljšanju internih procesa povezanih s pravom na pristup informacijama. Ovaj članak istražuje kako definirati i implementirati KPI-jeve za osiguranje optimalne razine usklađenosti.

Zašto su KPI-jevi važni za pravo na pristup informacijama?

Učinkovito upravljanje zahtjevima za pristup informacijama jača povjerenje javnosti i poboljšava administrativne procese te smanjuje rizik od nepravilnosti i korupcije.

Dobro postavljeni KPI-jevi pomažu:

  • Praćenju vremena odgovora na zahtjeve,
  • Evaluaciji kvalitete odgovora,
  • Učinkovitosti mehanizama žalbi,
  • Identifikaciji mogućih problema u procesima i njihovoj optimizaciji.

Ako je postotak pravovremeno riješenih zahtjeva nizak, to može ukazivati na potrebu za poboljšanjem procedura ili dodatnom edukacijom zaposlenika.

Ključni KPI-jevi za usklađenost s pravom na pristup informacijama

  1. Prosječno vrijeme odgovora na zahtjeve – Praćenje vremena potrebnog za obradu zahtjeva pomaže u identifikaciji kašnjenja i optimizaciji resursa.
  2. Postotak pravovremeno riješenih zahtjeva – Visok postotak ukazuje na učinkovitu administraciju, dok nizak postotak može signalizirati potrebu za poboljšanjem procesa.
  3. Postotak zahtjeva koji završavaju žalbom – Veliki broj žalbi ukazuje na problem s jasnoćom, točnošću ili potpunosti dostavljenih informacija.
  4. Stopa odbijenih zahtjeva i razlozi za odbijanje – Analiza ovih podataka osigurava zakonitost odluka i smanjuje pravne rizike.
  5. Broj ključnih dokumenata objavljenih na web-stranicama – Povećanjem broja objavljenih dokumenata smanjuje se potreba za pojedinačnim zahtjevima za informacijama.
  6. Točnost i ažurnost objavljenih informacija – Praćenje ovog KPI-ja sprječava širenje zastarjelih ili netočnih podataka.
  7. Interna obuka zaposlenika o pravu na pristup informacijama – Veća educiranost zaposlenika smanjuje nepravilnosti i povećava učinkovitost sustava.

Korisni alati i publikacije

Za dodatnu samoprocjenu usklađenosti s pravom na pristup informacijama može se koristiti Instrument kvalitete – upitnik za samoprocjenu, dostupan na službenoj stranici Povjerenika za informiranje: Instrument kvalitete – upitnik za samoprocjenu. Ovaj alat omogućuje organizacijama da procijene svoju transparentnost i identificiraju područja za poboljšanje.

Također, Povjerenik za informiranje redovito objavljuje publikacije, izvješća i analize provedbe Zakona o pravu na pristup informacijama, koja mogu pomoći u razumijevanju ključnih izazova i najboljih praksi u ovom području.

Kako Compliance funkcija doprinosi implementaciji KPI-jeva?

Stručnjaci za compliance igraju važnu ulogu u definiranju i implementaciji KPI-jeva kroz:

  1. Identifikaciju regulatornih zahtjeva – Analiziranje zakona, podzakonskih propisa i međunarodnih standarda (npr. Zakon o pravu na pristup informacijama, ISO 37301, GDPR).
  2. Analizu postojećih procesa i rizika – Utvrđivanje problema poput kašnjenja, učestalih žalbi ili nepravilnosti.
  3. Postavljanje konkretnih i mjerljivih ciljeva – KPI-jevi moraju biti specifični, mjerljivi, dostižni, relevantni i vremenski ograničeni (SMART kriterij).
  4. Uspostavu sustava praćenja KPI-jeva – Implementacija digitalnih alata ili evidencija radi praćenja podataka.
  5. Redovitu reviziju i prilagodbu KPI-jeva – Ako KPI-jevi ne odražavaju stvarne izazove organizacije, potrebno ih je revidirati i prilagoditi.

Zaključak

Implementacija KPI-jeva u upravljanju pravom na pristup informacijama osigurava bolje funkcioniranje administracije, jača povjerenje građana te omogućuje pravovremenu prilagodbu zakonodavnim i operativnim promjenama. Sustavno praćenje i analiza KPI-jeva povećava učinkovitost i stvara temelj za dugoročnu održivost sustava transparentnosti i odgovornosti u javnom sektoru.

Dodavanje međunarodnih standarda i najboljih praksi može značajno poboljšati primjenu KPI-jeva i omogućiti javnom sektoru da bude proaktivan, učinkovit i odgovoran u pružanju informacija građanima.