Ne tako davno, funkcija praćenja usklađenosti imala je zadatak osigurati da tvrtka ne krši relevantne zakone i ostale pozitivne propise, što je rezultiralo da je navedena funkcija isključivo provjeravala poslovne procese i odluke upravljačkog tijela kako bi osigurala da se svi procesi odvijaju u skladu s postojećim pravilima.
Navedeni način razmišljanja donosio je uglavnom negativne rezultate iz razloga što se u cjelokupnom poslovnom procesu pojedine osobe nisu smatrale odgovornima za poštivanje internih akata i postupanja u skladu sa zakonom i ostalim pozitivnim propisima, a krajnji rezultat je doveo do loše kulture usklađenosti unutar tvrtke.
U današnje vrijeme odgovornost za usklađenost leži isključivo na upravi i višem menadžmentu tvrtke. Koristeći funkciju praćenja usklađenosti, uprava osigurava usklađenost putem raznih sustava kontrola i nadzora, ali pritom se ne može osloboditi odgovornosti za osiguranje usklađenosti unutar same tvrtke. Pojedinci su dužni postupati u skladu s relevantnim propisima i točno definiranim procesima, a promjena odgovornosti zaslužna je za transformaciju funkcije praćenja usklađenosti tijekom posljednjih godina.
Temeljna zadaća funkcije praćenja usklađenosti je upravljanje rizikom usklađenosti. Odluka o sustavu upravljanja (NN br. 96/2018., 67/2019., i 145/2020.) definirala je rizik usklađenosti, koji glasi:
Rizik usklađenosti je rizik od izricanja mogućih mjera i kazni te rizik od nastanka značajnog financijskog gubitka ili gubitka ugleda, što ga kreditna institucija može pretrpjeti zbog neusklađenosti s propisima, standardima i kodeksima te internim aktima.
Iako se navedena definicija rizika usklađenosti odnosi na rizik neusklađenosti za kreditne institucije, lako je možemo primijeniti i za poslovanje bilo koje tvrtke u bilo kojem sektoru.
Funkcija praćenja usklađenosti upravlja rizikom usklađenosti na način da djeluje kao pokretač usklađenosti i pritom pomaže tvrtki da posluje unutar definiranih regulatornih ili zakonskih propisa.
Djelujući kao pokretač usklađenosti tvrtke, funkcija praćenja usklađenosti djeluje i kao:
- Savjetnik
- Nadzornik
- Edukator
- Informator
- Uzor
Savjetnik
Tajna kvalitetne funkcije praćenja usklađenosti krije se u činjenici koliko dobro preuzima odgovornost za svoj rad djelujući kao savjetnik, a to uključuje sljedeće:
- djeluje kao savjetnik za strateške ciljeve tvrtke i njezin razvoj sa stajališta usklađenosti
- sudjeluje u procesima kako bi definirala najbolju praksu te na taj način zadovolji potrebe poslovanja na način da optimizira procese, zadovolji potrebe krajnjih korisnika i zahtjeve regulatornih tijela
- aktivno sudjeluje na ključnim sastancima rukovodećih tijela te je aktivno uključen u sve ključne projekte tvrtke
- pruža savjete o svim regulatornim pitanjima i pitanjima koja se javljaju u svakodnevnom poslovanju.
Važno je istaknuti da funkcija praćenja usklađenosti nije odgovorna niti je u mogućnosti donositi strateške odluke vezane za poslovanje tvrtke. Osobe odgovorne za poslovanje tvrtke donose odluke i pritom uzimaju u obzir mišljenje funkcije praćenja usklađenosti. U slučaju da se tvrtka odluči za odluku koja pripada u veću kategoriju rizika, funkcija praćenja usklađenosti dužna je osigurati da su osobe zadužene za poslovanje tvrtke upoznate s razinom rizika i mogućim posljedicama.
Da bi funkcija praćenja usklađenosti mogla djelovati kao savjetnik potrebno je da posjeduje savjetodavne osobine, kao i temeljito poznavanje relevantnih zakona i ostalih pozitivnih propisa.
Nadzornik
Funkcija praćenja usklađenosti odgovorna je za nadzor aktivnosti tvrtke, a sve s ciljem kako bi se uvjerila da se aktivnosti obavljaju u skladu sa zakonom i ostalim pozitivnim propisima. Nadzor ima i drugih prednosti na način da upravljačkom tijelu pruža niz informacija potrebnih za različite dijelove poslovanja, utvrđuje kvalitetu ispunjavanja regulatornih obveza, te olakšava donošenje operativnih i strateških odluka. Zahvaljujući djelovanju funkcije praćenja usklađenosti kao nadzornik, lakše se uočavaju nedostaci i slabosti u postojećim procesima tvrtke.
Edukator
Funkcija praćenja usklađenosti ima važnu ulogu u edukaciji i podizanju svijesti djelatnika tvrtke o važnosti usklađenosti u svakodnevnom poslovanju tvrtke. U slučaju da funkcija praćenja usklađenosti nije izravno odgovorna za edukaciju, ona mora istu podržavati i u najvećoj mjeri nadzirati njezinu provedbu.
Informator
U svojim svakodnevnim zadaćama, funkcija praćenja usklađenosti dužna je redovito informirati upravljačko tijelo o rizicima usklađenosti, izmjeni propisa i utjecaju koji će one imati na poslovanje tvrtke. Redovito informiranje upravljačkog tijela tvrtke o rizicima i usklađenosti ispravan je mehanizam za upravljanje i kontrolu regulatornih rizika. Kvalitetna komunikacija inherentna je za razvoj kulture usklađenosti unutar tvrtke i suradnju funkcije praćenja usklađenosti s ostalim organizacijskim jedinicama tvrtke. Funkcija praćenja usklađenosti također je odgovorna i za komunikaciju te suradnju s nadležnim i regulatornim tijelima.
Uzor
Najzahtjevnija zadaća funkcije praćenja usklađenosti je uspostava kulture usklađenosti i etičkog ponašanja svih djelatnike tvrtke. Svojim radom i primjerom funkcija praćenja usklađenosti mora postići da djelatnici tvrtke razumiju svoju odgovornosti u procesu usklađenosti te da aktivno sudjeluju u usklađivanju tvrtke sa zakonima i ostalim pozitivnim propisima. Kvalitetnim radom i primjerom, djelatnici tvrtke jasno će vidjeti dodatnu vrijednost koju donosi funkcija praćenja usklađenosti, a sama tvrtka će dobiti organizacijsku jedinicu koja identificira procese u kojima ne postoji kultura usklađenosti. S takvim načinom rada funkcija praćenja usklađenosti pridonosi ostvarenju zajedničkog cilja i vizije tvrtke.
Ovisno o državi u kojoj tvrtka djeluje, odnosno sektora u kojem posluje i/ili tržištu na kojem pruža svoje usluge, funkcija praćenja usklađenosti može se sastojati od različitih timova kao što su:
- Operativni tim (pomaže u implementaciji i razvoju internih akata)
- Tim za praćenje regulative
- Tim za sprječavanje pranja novca i financiranje terorizma (uspostavlja učinkovite kontrole za suzbijanje rizika pranja novca i financiranja terorizma)
- Tim za edukaciju i obuku djelatnika (odgovoran za podizanje svijesti o usklađenosti)
- Tim za anonimne pritužbe i prigovore (sudjeluje u istragama gdje je utvrđeno potencijalno kršenje internih akata i drugih relevantnih propisa).
U današnje vrijeme poslovanje bez funkcije praćenja usklađenosti, jednako je gradnji kuće od karata.
Autor: Ivan Gazić
