Kako osigurati usklađenost s pravom na pristup informacijama pomoću KPI-jeva? Autor: Dr. sc. Sanja Ožić

Sažetak

Pravo na pristup informacijama ključno je za transparentnost i odgovornost u javnom sektoru. No, kako osigurati usklađenost i učinkovitost sustava? Ključni pokazatelji uspjeha (KPI-jevi) pomažu u praćenju performansi, analizi rizika i poboljšanju internih procesa povezanih s pravom na pristup informacijama. Ovaj članak istražuje kako definirati i implementirati KPI-jeve za osiguranje optimalne razine usklađenosti.

Zašto su KPI-jevi važni za pravo na pristup informacijama?

Učinkovito upravljanje zahtjevima za pristup informacijama jača povjerenje javnosti i poboljšava administrativne procese te smanjuje rizik od nepravilnosti i korupcije.

Dobro postavljeni KPI-jevi pomažu:

  • Praćenju vremena odgovora na zahtjeve,
  • Evaluaciji kvalitete odgovora,
  • Učinkovitosti mehanizama žalbi,
  • Identifikaciji mogućih problema u procesima i njihovoj optimizaciji.

Ako je postotak pravovremeno riješenih zahtjeva nizak, to može ukazivati na potrebu za poboljšanjem procedura ili dodatnom edukacijom zaposlenika.

Ključni KPI-jevi za usklađenost s pravom na pristup informacijama

  1. Prosječno vrijeme odgovora na zahtjeve – Praćenje vremena potrebnog za obradu zahtjeva pomaže u identifikaciji kašnjenja i optimizaciji resursa.
  2. Postotak pravovremeno riješenih zahtjeva – Visok postotak ukazuje na učinkovitu administraciju, dok nizak postotak može signalizirati potrebu za poboljšanjem procesa.
  3. Postotak zahtjeva koji završavaju žalbom – Veliki broj žalbi ukazuje na problem s jasnoćom, točnošću ili potpunosti dostavljenih informacija.
  4. Stopa odbijenih zahtjeva i razlozi za odbijanje – Analiza ovih podataka osigurava zakonitost odluka i smanjuje pravne rizike.
  5. Broj ključnih dokumenata objavljenih na web-stranicama – Povećanjem broja objavljenih dokumenata smanjuje se potreba za pojedinačnim zahtjevima za informacijama.
  6. Točnost i ažurnost objavljenih informacija – Praćenje ovog KPI-ja sprječava širenje zastarjelih ili netočnih podataka.
  7. Interna obuka zaposlenika o pravu na pristup informacijama – Veća educiranost zaposlenika smanjuje nepravilnosti i povećava učinkovitost sustava.

Korisni alati i publikacije

Za dodatnu samoprocjenu usklađenosti s pravom na pristup informacijama može se koristiti Instrument kvalitete – upitnik za samoprocjenu, dostupan na službenoj stranici Povjerenika za informiranje: Instrument kvalitete – upitnik za samoprocjenu. Ovaj alat omogućuje organizacijama da procijene svoju transparentnost i identificiraju područja za poboljšanje.

Također, Povjerenik za informiranje redovito objavljuje publikacije, izvješća i analize provedbe Zakona o pravu na pristup informacijama, koja mogu pomoći u razumijevanju ključnih izazova i najboljih praksi u ovom području.

Kako Compliance funkcija doprinosi implementaciji KPI-jeva?

Stručnjaci za compliance igraju važnu ulogu u definiranju i implementaciji KPI-jeva kroz:

  1. Identifikaciju regulatornih zahtjeva – Analiziranje zakona, podzakonskih propisa i međunarodnih standarda (npr. Zakon o pravu na pristup informacijama, ISO 37301, GDPR).
  2. Analizu postojećih procesa i rizika – Utvrđivanje problema poput kašnjenja, učestalih žalbi ili nepravilnosti.
  3. Postavljanje konkretnih i mjerljivih ciljeva – KPI-jevi moraju biti specifični, mjerljivi, dostižni, relevantni i vremenski ograničeni (SMART kriterij).
  4. Uspostavu sustava praćenja KPI-jeva – Implementacija digitalnih alata ili evidencija radi praćenja podataka.
  5. Redovitu reviziju i prilagodbu KPI-jeva – Ako KPI-jevi ne odražavaju stvarne izazove organizacije, potrebno ih je revidirati i prilagoditi.

Zaključak

Implementacija KPI-jeva u upravljanju pravom na pristup informacijama osigurava bolje funkcioniranje administracije, jača povjerenje građana te omogućuje pravovremenu prilagodbu zakonodavnim i operativnim promjenama. Sustavno praćenje i analiza KPI-jeva povećava učinkovitost i stvara temelj za dugoročnu održivost sustava transparentnosti i odgovornosti u javnom sektoru.

Dodavanje međunarodnih standarda i najboljih praksi može značajno poboljšati primjenu KPI-jeva i omogućiti javnom sektoru da bude proaktivan, učinkovit i odgovoran u pružanju informacija građanima.

Međuodnos kontrolnih funkcija u modernom Društvu – Interna revizija i Funkcija praćenja usklađenosti

U današnjem dinamičnom poslovnom svijetu, svaki korak koji društvo poduzme može biti prekretnica – put prema uspjehu ili potencijalna kriza. Tržišta se mijenjaju brže nego ikad, a regulativa se sve češće prilagođava izazovima modernog poslovanja. Te promjene zahtijevaju brzu reakciju i integraciju u sustave poslovanja, ne samo kako bismo ostali konkurentni, već i kako bismo izbjegli kazne i zaštitili reputaciju od rizika neusklađenosti.

No, ne smijemo zaboraviti da regulatorni rizici nisu jedini izazov. Operativni rizici, često skriveni unutar svakodnevnih poslovnih procesa, mogu neprimjetno narušiti optimalne rezultate poslovanja. Upravo na tim tankim granicama između stabilnosti i rizika, ključnu ulogu igraju dobro strukturirani sustavi interne revizije i praćenja usklađenosti. Kako ih međusobno povezati i koristiti kao alat za otpornost i rast? O tome ćemo govoriti u nastavku.

Često raspravljamo o važnosti funkcija interne revizije i praćenja usklađenosti, ali koliko ih zaista razumijemo? Pitanje koje često čujem – “Zar to nije ista stvar?” – ukazuje na to da mnogi još uvijek ne razlikuju ove ključne funkcije. A razlike postoje i zato je bitno razumjeti kako koja od ovih funkcije doprinosi svom Društvu.

Interna revizija – osiguranje kroz pregled i poboljšanje

Kako ističe Institut internih revizora, interna revizija nezavisna je i objektivna funkcija s jasnom svrhom: pružiti uvid u poslovne procese i osigurati da kontrole i sustavi u Društvu funkcioniraju učinkovito. Misija Interne revizije nije samo identificirati rizike već i pomoći Društvu da ostvari dodatnu vrijednost kroz unaprjeđenje svojih poslovnih procesa. Kroz sustavan, discipliniran pristup procjeni i poboljšanju djelotvornosti upravljanja rizicima, kontrolama i korporativnim upravljanjem konačni cilj interne revizije je pomoći Društvu u ispunjavanju njegovih ciljeva.

Glavne značajke interne revizije uključuju:

  • Neovisnost i objektivnost: Interna revizija odgovara izravno najvišim tijelima upravljanja, poput Uprave i Revizorskog odbora.
  • Sveobuhvatni pregled rizika: U svoju procjenu i kontrolu interna revizija uključuje operativne, financijske, strateške i druge rizike, pružajući Društvu cjelovitu sliku.
  • Metodičan pristup: Koristi strukturirane metodologije kako bi procijenila i unaprijedila kontrole i procese.
  • Preporuke za unapređenje: Cilj interne revizije nije samo utvrditi slabosti, već pružiti konkretne prijedloge za poboljšanje te osigurati i pratiti njihovu implementaciju.

Interna revizija tako djeluje kao ogledalo poslovanja – omogućava Društvu da identificira i ispravi nedostatke prije nego što oni prerastu u značajne probleme.

Funkcija praćenja usklađenosti – svakodnevna borba protiv rizika neusklađenosti

S druge strane, praćenje usklađenosti (compliance) bavi se osiguravanjem da Društvo posluje unutar regulatornog okvira, pridržavajući se zakona, propisa i internih pravila. U dinamičnom svijetu sve bržih promjena u regulativi, compliance funkcija ima proaktivnu ulogu – sprječava pravne, financijske i reputacijske rizike koji proizlaze iz neusklađenosti.

Što čini funkciju praćenja usklađenosti ključnom?

  • Pravovremeno praćenje regulatornih promjena: Osigurava da Društvo uvijek ispunjava svoje obveze prema zakonodavcima i regulatorima.
  • Prevencija rizika: Djeluje proaktivno, savjetujući i educirajući poslovne jedinice kako bi se rizici neusklađenosti spriječili, a ne samo otklonili.
  • Bliska suradnja sa svim organizacijskim jedinicama: Pomaže operativnim jedinicama da razumiju i implementiraju regulatorne zahtjeve.

U konačnici, Compliance je stalni podsjetnik Društvu na pravila igre u poslovnom svijetu – pravila koja se ne smiju ignorirati kako bi se izbjegli financijski i reputacijski problemi.

Model tri linije – kako razumjeti njihov položaj u Društvu?

Kada pišem o ovim funkcijama, uvijek se vraćam na jednostavan, ali učinkovit alat za razumijevanje njihove uloge u Društvu – Model tri linije (nekad poznat kao Model tri linije obrane). Ovaj model ne samo da objašnjava kako su funkcije pozicionirane u organizaciji, već jasno definira njihove odgovornosti prema Upravi, Nadzornom i Revizorskom odboru.

  • Prva linija: Operativni timovi odgovorni za svakodnevno upravljanje rizicima.
  • Druga linija: Funkcije poput praćenja usklađenosti pružaju podršku i nadzor, osiguravajući da prva linija posluje u skladu s pravilima i standardima.
  • Treća linija: Interna revizija pruža neovisno osiguranje da su kontrole i sustavi unutar Društva učinkoviti i prikladni.

Kroz ovaj model, možemo jasno vidjeti da, iako ove dvije funkcije dijele zajednički cilj – smanjenje rizika i osiguranje održivog poslovanja – njihove uloge i odgovornosti su različite, ali komplementarne.

Kombinirano, interna revizija i funkcija praćenja usklađenosti čine snažan temelj za odgovorno i transparentno poslovanje – nužan preduvjet uspjeha u današnjem kompleksnom poslovnom okruženju.

Suradnja interne revizije i funkcije praćenja usklađenosti: Temelj za robustan i učinkovit sustav upravljanja rizicima

Interna revizija i funkcija praćenja usklađenosti (compliance) nisu samo dvije odvojene funkcije unutar organizacije; njihova sinergija može stvoriti snažan okvir za upravljanje rizicima, zaštitu reputacije i kontinuirano unaprjeđenje poslovnih procesa. Iako imaju različite primarne zadatke – interna revizija procjenjuje i testira kontrole, dok compliance osigurava usklađenost s regulatornim zahtjevima – zajedničkim djelovanjem postižu daleko učinkovitije rezultate.

Suradnja interne revizije i funkcije praćenja usklađenosti temelji se na njihovim komplementarnim ulogama i zajedničkoj misiji zaštite organizacije. Jedan od ključnih elemenata te suradnje je redovita razmjena informacija i podataka. Compliance tim može obavijestiti internu reviziju o promjenama u zakonima i propisima, dok interna revizija dijeli rezultate procjena unutarnjih kontrola. Na taj način obje funkcije prepoznaju područja visokog rizika i bolje razumiju razinu usklađenosti unutar organizacije.

Osim toga, ove dvije funkcije mogu zajednički raditi na procjeni rizika, čime osiguravaju cjelovit pristup. Dok compliance tim donosi dodatne uvide u regulatorne rizike, interna revizija analizira rizike vezane uz operativne procese. Ovakvim pristupom omogućuje se preciznije razumijevanje rizika i postizanje sinergije u provođenju kontrolnih mjera.

Suradnja se često proširuje i na područje edukacije i obuke zaposlenika. Compliance tim može razvijati programe obuke usmjerene na razumijevanje regulatornih zahtjeva, dok interna revizija pridonosi znanjem o upravljanju rizicima i kontrolama. Zajednički rad na edukaciji osigurava da zaposlenici budu informirani o svim aspektima usklađenosti i unutarnjeg nadzora, čime se povećava razina svijesti o rizicima.

Kada dođe do nepravilnosti ili incidenata, interna revizija i compliance usko surađuju kako bi identificirali uzroke i predložili korektivne mjere. Compliance tim može identificirati problem, dok interna revizija detaljno analizira situaciju, provodi dubinsku procjenu kontrola i predlaže dodatne mjere za sprječavanje ponavljanja sličnih situacija. Ova sinergija omogućuje brzo i učinkovito rješavanje problema.

Redoviti sastanci između interne revizije i compliance tima dodatno jačaju njihovu suradnju. Na tim sastancima razmjenjuju najnovije informacije o rizicima, regulatornim promjenama i nalazima, analiziraju trendove te zajednički rješavaju probleme. Ova razina koordinacije osigurava da obje funkcije budu usklađene u svojim aktivnostima.

Naposljetku, compliance tim i interna revizija zajednički prate implementaciju korektivnih mjera predloženih tijekom revizija ili procjena usklađenosti. Compliance osigurava da se mjere poduzimaju u skladu s regulatornim zahtjevima, dok interna revizija ocjenjuje njihovu učinkovitost u smanjenju rizika. Ova suradnja omogućuje stalno poboljšanje kontrola i doprinosi stvaranju učinkovitijeg i sigurnijeg poslovnog okruženja.

Zajednička snaga interne revizije i funkcije praćenja usklađenosti nije samo u zaštiti organizacije od rizika i kazni, već i u stvaranju organizacijske kulture koja potiče transparentnost, učinkovitost i odgovornost. Njihova suradnja izgrađuje robustan sustav provjere i ravnoteže koji omogućuje organizacijama ne samo da se nose s izazovima, već i da kontinuirano unapređuju svoje poslovanje.

Zaključak: Sinergija za održivost i uspjeh

Međuovisnost funkcija interne revizije i praćenja usklađenosti ne ogleda se samo u njihovim zajedničkim ciljevima, već i u njihovoj sposobnosti da se međusobno nadopunjuju i podržavaju. Dok interna revizija pruža neovisnu procjenu učinkovitosti kontrola i procesa, funkcija praćenja usklađenosti osigurava da poslovanje ostane u skladu s propisima i etičkim standardima. Njihova suradnja omogućuje sveobuhvatan pristup upravljanju rizicima, jača korporativno upravljanje i doprinosi stvaranju organizacijske kulture koja promiče odgovornost, transparentnost i integritet.

U modernom poslovnom okruženju, gdje se promjene događaju sve većom brzinom, uspjeh Društva često ovisi o sposobnosti brzog prilagođavanja i učinkovite zaštite od rizika. Upravo zbog toga interna revizija i compliance, kada djeluju sinergijski, ne samo da osiguravaju otpornost organizacije, već postaju temelj za njezin dugoročni uspjeh i održivost. Kroz kontinuiranu suradnju, razmjenu znanja i zajedničke inicijative, ove dvije funkcije stvaraju čvrsti okvir za upravljanje izazovima današnjeg poslovanja i oblikovanje boljeg sutra.

Marta Ambrinac, Ovlašteni interni revizor

ISO 37301 CMS Lead implementer

Novi Zakon o lobiranju – pregled

Novi Zakon o lobiranju, objavljen u Narodnim novinama br. 36/2024 dana 29. ožujka 2024., stupio je na snagu 1. listopada 2024. godine. Ovaj zakon donosi značajne promjene u regulaciji lobiranja, uključujući obveze registracije, pravila komuniciranja i sankcije za nepoštivanje zakonskih odredbi. Cilj Zakona je povećati transparentnost lobističkih aktivnosti i uskladiti regulativu s najboljim međunarodnim praksama.

Prema Zakonu o lobiranju, lobiranje se definira kao „svaki oblik usmene ili pisane komunikacije prema lobiranoj osobi kao dio strukturiranog i organiziranog promicanja, zagovaranja ili zastupanja određenih interesa ili prenošenja informacija u vezi s javnim odlučivanjem radi ostvarivanja interesa korisnika lobiranja“.

Obveze koje proizlaze iz Zakona

Kompanije koje se bave lobiranjem moraju se registrirati u Registar lobista. Registracija uključuje podnošenje zahtjeva za upis, redovito izvještavanje o provedenim lobiranjima te obvezu prijave svake promjene podataka.

Udruge koje promiču interese svojih članova („lobiraju za korisnike lobiranja“) također su obvezne registrirati se kao lobisti. Svaka udruga koja komunicira s javnim tijelima radi utjecaja na donošenje odluka mora biti upisana u Registar lobista.

Pojedinci koji se bave lobiranjem obvezni su registrirati se bilo kao zaposlenici kompanija ili kao samostalni lobisti. To uključuje sve osobe koje komuniciraju s javnim tijelima u ime trećih strana radi promicanja njihovih interesa.

Kompanije s povremenim kontaktima s javnim tijelima radi pojašnjenja svojih aktivnosti ili ostvarivanja prava nisu obvezne registrirati se kao lobisti, pod uvjetom da ti kontakti ne uključuju sustavno i kontinuirano lobiranje. Takvi kontakti mogu uključivati:

  • pojašnjenja tehničkih aspekata poslovanja ili proizvoda,
  • sudjelovanje u javnim konzultacijama ili savjetovanjima koje organiziraju državna tijela,
  • podnošenje zahtjeva za dozvole, licence ili regulatorna odobrenja,
  • komunikaciju vezanu uz poštivanje zakonskih i regulatornih obveza.

Svi koji lobiraju dužni su:

  • registrirati se,
  • podnositi godišnje izvještaje o lobističkim aktivnostima,
  • pridržavati se pravila komuniciranja propisanih Zakonom.

Nepridržavanje zakonskih obveza može rezultirati:

  • novčanim kaznama,
  • pisanim upozorenjem,
  • zabranom obavljanja lobiranja na određeno vrijeme.

Aktivnosti koje se ne smatraju lobiranjem

Zakon o lobiranju izričito izuzima određene aktivnosti koje se ne smatraju lobiranjem:

  • pravo pojedinca da izrazi svoje mišljenje, kolektivno ili individualno, putem javnog savjetovanja, referenduma, peticija ili građanskih inicijativa, odnosno da se zalaže za političku promjenu ili promjenu zakonodavstva, politika ili praksi u okviru legitimnih političkih aktivnosti;
  • komunikaciju s tijelima drugih država i međuvladinim međunarodnim organizacijama;
  • aktivnosti osoba kada sudjeluju kao stručnjaci na sastancima, sjednicama ili konzultacijama o pitanjima koja se odnose na pripremu propisa;
  • objavljivanje informacija, stavova i mišljenja o propisima;
  • aktivnosti osoba kada sudjeluju na javnim skupovima, sjednicama, u raspravama i na drugim javnim događanjima i/ili događajima koji se prenose javnosti;
  • aktivnosti socijalnih partnera koji djeluju u svojstvu sudionika u socijalnom dijalogu;
  • aktivnosti političkih stranaka.

Primjeri aktivnosti iz prakse koje ne zahtijevaju registraciju kao lobist uključuju:

  • pravne savjete vezane uz poslovne tajne ili druge povjerljive informacije,
  • podnošenje zahtjeva za dozvole, licence ili druga regulatorna odobrenja,
  • aktivnosti vezane uz kaznene postupke, poput obrane u kaznenim predmetima ili podnošenja kaznenih prijava,
  • aktivnosti koje uključuju pravne savjete o zaštiti povjerljivih podataka,
  • donacije političkim strankama ili financiranje izbornih kampanja,
  • aktivnosti povezane s organizacijom i provođenjem izbornih kampanja ili referenduma,
  • podnošenje zahtjeva temeljem Zakona o pravu na pristup informacijama,
  • podnošenje tužbi, žalbi ili drugih pravnih sredstava.

Zaključak

Novi Zakon o lobiranju donosi jasne smjernice i obveze za subjekte koji se bave lobiranjem. Registracija u Registar lobista, redovito izvještavanje i pridržavanje pravila komuniciranja ključni su elementi za osiguranje transparentnosti i zakonitosti lobističkih aktivnosti.

Nepridržavanje zakonskih odredbi može rezultirati značajnim sankcijama, uključujući novčane kazne i zabranu obavljanja lobiranja. Zakon predstavlja važan korak prema povećanju povjerenja javnosti u proces donošenja odluka i usklađuje se s preporukama EU-a o regulaciji lobiranja.

autor: Vinko Berković

EICE: 10 Years of Leadership in Business Ethics and Compliance

Over the past decade, the European Institute for Compliance and Ethics (EICE) has established itself as a key driver in the development and professionalization of business compliance and ethics in Slovenia and the broader region. To gain deeper insights into the organization’s achievements, challenges, and vision, we spoke with Andrijana Bergant, President of EICE – the European Institute for Compliance and Ethics. Founded with the mission of connecting professionals in the field of compliance and providing a platform for knowledge exchange, EICE has become a leader in promoting international standards, building capacity, and advocating for best practices. This article delves into EICE’s most significant accomplishments, the lessons learned along the way, its contributions to advancing business ethics in the region, and its vision for the future. Additionally, we explore the impact of technology, particularly generative AI, on compliance and ethics, and the importance of developing essential competencies for success in this demanding yet highly impactful profession.

What do you consider EICE’s greatest achievements over the past 10 years?

We have started as a platform for professional networking and knowledge exchange for compliance officers in Slovenia in a time, when there hasn’t been any formalized terminology in this filed in Slovene language.

So, one of our first important achievements was to support the translation of the then current ISO 19600 – Compliance Management Systems – guidelines, into the Slovene language backed by the Slovene Institute for Standardization.

Creating a solid membership base and a knowledge center was and still is at the core of our success metrics. It demonstrates the fulfillment of our mission to broadly connect, support, and integrate the compliance profession in Slovenia. At first, mostly professionals from the financial sector were joining, followed by companies from the non-financial sector with strong international elements – either through ownership, business partners, or export. While lately during the last few years, we are seeing increase in the compliance workforce (and thus in our membership) at state-owned enterprises, driven by a strong tone from the top about business compliance and corporate integrity from the Slovenian Sovereign Holding.

We have successfully advocated for provisions about the compliance function in the Slovenian Corporate Governance Code for Listed Companies and had significant contributions to the Slovene Whistleblowers’ Protection Law.

As a small organization with such a niche focus in a small country, we were naturally reaching out to other professional and business associations to form partnerships. We are a proud official partner of the ICA – International Compliance Association for both membership and professional qualifications.

EICE’s core role in forming ENFCO – European Network for Compliance Officers, from the very beginning in 2018 is another milestone and success in our journey, as we always aim to link our local compliance community with the international networks.

Last, but not least… Our huge pride and success is already traditional and well-recognized Bled Compliance and Ethics Conference (www.bcec.eu). It’s such a great networking and professional development support for our audience in Slovenia, as well as in the region of Western Balkans. As a high-ranking, high-quality international conference in this field, now taking place every 2 years (the next one coming in 2025), have helped us form seven (7)  partnerships region-wide, and host speakers and attendants from the three (3) continents and over ten (10) different countries, Europe and World-wide.

How has EICE contributed to the development of business ethics and compliance standards in Slovenia and beyond over the last decade?

In addition to what’s already been explained under Q 1, we believe that the key contribution of EICE is fostering excellence, so highly professional work in compliance and corporate integrity, helps apply internationally comparable standards and encourage good practices sharing, while providing a supporting environment for tackling many challenges in our compliance and ethics jobs 😊

We are doing this by promoting already existing standards and providing our own professional resources for members and broader users, through our events, website, LinkedIn, newsletters, at corporate conferences, and in-house trainings.

We have developed practical approaches and methods, some of which are of specifically high interest, like: the compliance and integrity risk assessment matrix, regulatory compliance management principles, and 5-star Integrity Leadership Manual (open source at: www.5stil.com).

We ae also sharing professional resources in business compliance and ethics produced in other ENFCO member associations and making them available for our members (like the integrated compliance function, the compliance function white paper, etc).   

Could you describe the most challenging moment in EICE’s history, and how the organization managed to overcome it?

There are many. It’s mostly challenging for a small organization to sustain and to continuously serve its purpose on a high-professional and high-quality level, from the resource’s perspective.

 So, it took almost a decade to figure out a more sustainable business model and make it reliable: in a combination of membership growth and providing continuous professional services to individual clients. This enables us to have resources for organizational support and professional staff, adequate office space, and other essentials to properly run an association. 

COVID-19 lockdown and the threat of economic crisis showed to be quite a harsh challenge for EICE, as events were canceled, and everyone were focused to sustain the core business and employees’ health. We were lucky though to have built such good trust by that time, that we kept all the members at the year’s turn. Now that so much has moved online, and we have increased our resilience to such distress, I am more confident that we can find a way to preserve a normal operation and carry on activities in similar situations.

In general, the constant challenge is to keep finding new and effective ways to enhance support for our members in the most challenging situations that they are facing, and to keep track of what content is the most needed and current for them. So, we have started to make even more intentional connections and calls with smaller groups of members, and to have more one-on-one meetings. In the future, we are exploring how to form a continuous support group in cyberspace to be available between the meetings (like private chat groups).

What impact has EICE had on the professionalization of the compliance function in the region during these past ten years?

I don’t think that EICE should take credit for the development of compliance in other countries in the region. However, I hope that it did help, perhaps by offering the international Bled Compliance and Ethics Conference nearby and ICA professional qualification more accessible. I am looking forward though to learning what more we can do together 😊.

What are the most important lessons learned over the last 10 years, and how are those lessons shaping EICE’s vision and plans for the future?

The most important lesson is that we need to keep focusing on the basis and supporting our members, to make more intentional connections between them, because in our part of Europe, good networking is something that we don’t have in our DNA necessarily.

I learned that there are so many more synergies to explore! When we manage to create such an experience, where members themselves share concrete tools and practices, like this year’s two-day national compliance symposium on the Slovenian coast…, everyone is super energized and inspired. We need peer-to-peer and face-to-face connection in small groups, including in a social activity. We need to have fun! When this happens at the same time, we all do a better job, which in the end results in better business practices and a better overall economic and social environment. 

We have also learned that we need to align both with similar professions and organizations and also with cross-professions. So, we are going to align with the technology communities in the future, for example.

What key changes and trends have you noticed in the field of business ethics and compliance over the past few years?

There is much more focus on sanction compliance. Also, I see more and more compliance (and other) professionals exploring and seriously using AI in their work to their advantage.

I see more compliance colleagues advancing in their careers, more companies improving their tone from the top and so many more good practices applied, many in the prevention part. It used to be writing policies and procedures and all the regulatory compliance box-checking… Now we have so many companies celebrating compliance week or having an ethics day, they use company newsletters regularly to promote compliance topics, have in-house compliance and ethics training, and even produce short company movies, etc.

In what ways is technological advancement, such as generative AI, impacting the function of compliance and business ethics?

There will be an ENFCO survey on this published soon. Will be happy to share!

In general, I see that AI in LLM has the great potential to lower the analytical and administrative burden for compliance professionals, like in regulatory compliance, internal investigations, compliance and integrity risk assessment, compliance monitoring, and effectiveness of the internal controls testing, etc. And it’s already been used for a long time in specific fields, like fraud and money laundering prevention.

I am hoping that soon compliance professionals will be able to use AI agents to even conduct certain tasks for us, like using our computer files and all the accessible knowledge to make a compliance report and create a nice PowerPoint presentation to go along with that. Perhaps even a spoken introduction of the report for the management etc. 

We will always have to have human oversight and human decision-making at the end. So, AI system literacy is going to be increasingly important for compliance officers. Also, from the perspective of having to support and supervise compliance in the deployment of AI in organizations, according to the new EU Artificial Intelligence Act, effective as of August 2024.

How aligned are organizations in Slovenia and the surrounding region with international compliance standards and practices?

My empirical knowledge is mostly from Slovenia, where I notice that practices are more aligned than ever and are progressing. Even regarding compliance and integrity and specifically, the corruption risks are being assessed and managed more methodologically within organizations. I see two factors playing key roles in this process, also in Croatia, Serbi, and elsewhere in the region; one being that the economy is becoming increasingly internationalized and even globalized, so the pressure comes from the foreign business partners and owners; and the second being the role of associations, such as EICE and your own. Because we help good practices in international standards application have more audience and echo throughout the professional and business community to showcase as an example and spread.    

For Croatia, we can all probably notice that the compliance and ethics profession is growing and becoming more formalized. In practice, there might be challenges around securing senior management, and higher-level positions for the compliance function, there might be a lack of experience and practical tools. I also notice that the budgets for the compliance function are still quite limited in the region. Which is critical to be able to apply best practices and international standards more. We know that with a lack of financial and HR resources, without support and commitment from the top, it is not possible to implement the most effective and well-thought-out compliance and integrity management system. But there are actions that we – as compliance and ethics professionals and leaders – can do to keep the progress in the right direction!   

What are the most essential skills and competencies needed for professionals in the field of business ethics and compliance?

Professional sharpness, personal resilience, strategic, communication, and interpersonal skills.

You need to have a strong mind, be able to process huge amounts of information, and never stop learning. On the flip side, we need excellent communication and interpersonal skills, to keep explaining what compliance is, what and how we need to be doing to comply and to reduce risks, and why all this is important.

We must be smart and resilient about the push-back and other pressures from the business, it’s intense for them, too. If we give up too easily, we miss the opportunity to make an impact. And the impact for better business practices is what we are in this profession for.

If someone is afraid to candidly and clearly present compliance and integrity issues with mitigation strategies, to senior management, or is afraid to investigate serious concerns, you should be doing something else. At the same time, we need to know when the push is too hard, no matter how professional and hard we work; for us to just exit an existing organization and go invest our energy and intellect where we can have the impact, and also not exhaust ourselves.

You need to be proud and learn to have joy in the compliance and ethics work for not to get exhausted. Exhausted compliance officers are easy to push back or to the side.

Can you share specific examples of how EICE membership has helped organizations enhance their reputation and build trust?

I notice that we are best doing this by inhouse trainings and workshops. When a company’s management or compliance officers hire us to do this for their leadership and employees it’s a huge responsibility, because I know we have been trusted with being placed in front of their teams, with their attention and time.

They do this because they want to get some messages across and align their teams in understanding corporate values and compliance and ethics principles in practice. There is always a certain objective behind these trainings and workshops, so achieving this most of the time is basically helping companies make an actual impact and build trust. The journey can be long for some because where there has been a history of not the best practices and sometimes broken relationships, we need a longer and more comprehensive program to achieve positive feedback.

We are happy to observe when managers and other employees share that they are seeing compliance and ethics differently now, that the training had helped them process dome of their dilemmas better. It’s also great when compliance function and a compliance officer gain more visibility and understanding, and when employees better understand what their role is in an effective compliance program…

In the past year, we have conducted several compliance and integrity risk identification workshops, with employees that had never been in this kind of process. So, it’s something special to see them in the second part to contribute their views and relevant practical information about specific forms of compliance and ethics risks. This is so valuable for them and for the compliance and management team, because you would never know these risks otherwise… It gives them a chance to form very specific actions that have so much better impact. 

What role has the ICA (International Compliance Association) played in supporting and developing EICE in recent years?

ICA has proven to be a great partner, through which we offer our members to also be part of the global compliance professional community, as EICE+ICA members, as well as offer reduced rates for all ICA professional qualifications. Which is creating a better opportunity to access ICA international qualifications, which are really up-to-date and high-quality.

ICA has also actively taken part in our program. We hold a compliance breakfast with ICA every year, usually in the first quarter, where an ICA representative presents current hot topics in compliance online and explains first-hand the ICA study journey. While they participate in person at our international Bled Compliance and Ethics Conference. Their contribution to the conference content is always very current and adds practical value.

Can you tell us more about EICE’s future vision and how you plan to further strengthen the organization’s role in the region?

I believe that we need to align even more and perhaps set common objectives for where we wish the compliance profession to be in our region in the next 10 years. My vision is to have a regional cooperative compliance and ethics conference with 500 attendees from the region, with venue rotation from country to country, at least every second year. What do you say, Ivan? 😊 

What would you say to young professionals considering a career in business ethics and compliance?

It’s a great opportunity to advance your career, mostly in corporate. You will have a chance to develop a broad, high-level, strategic perspective, as well as in-depth knowledge about a certain organization and the general business environment. You need to aim to master this and have an impact.

It’s also highly stressful, complex, and demanding work, so you need to have and foster ambition and resilience through constant learning and advancements. Only take this path if you are a mission and higher-impact-driven person.

Find someone who is in this profession already and is willing to be your mentor. Also, find your nearest compliance association, ask for help, and acquire what’s already developed in terms of good practices and lessons for the job. Go to educational events, take courses, read available books in this field, and always be curious and learn.   

Our conversation with Andrijana Bergant highlighted how dedication, strategic collaboration, and a well-defined mission can ensure the long-term success of an organization, even in challenging times. EICE has demonstrated that a small but well-organized community can significantly elevate the standards of business compliance and ethics, not only in Slovenia but across the region. The future presents both challenges and opportunities for further progress, and EICE’s work underscores the importance of collaboration as the foundation for creating a more sustainable and responsible business environment.

Usklađenost poslovanja i mentalno zdravlje na radnom mjestu

Briga o mentalnom zdravlju zaposlenika postala je nezaobilazan dio modernog poslovanja. Ona se izravno povezuje s pravnim, etičkim i strateškim aspektima usklađenosti. Organizacije koje prepoznaju važnost ovog odnosa ne samo da ispunjavaju zakonske obveze, već osiguravaju dugoročnu održivost i konkurentsku prednost u dinamičnom poslovnom okruženju.

Pravni okvir za zaštitu mentalnog zdravlja

Zakonski propisi jasno definiraju obveze poslodavaca u pogledu zaštite mentalnog zdravlja zaposlenika. Prema Zakonu o zaštiti na radu, poslodavci su obvezni provoditi prevenciju stresa povezanog s radom, što uključuje suočavanje s čimbenicima poput loše komunikacije i nejasno definiranih zadataka. Zakon o radu nalaže osiguranje sigurnih uvjeta rada i zaštitu dostojanstva zaposlenika, uz mogućnost pravne zaštite u slučaju povrede prava. Dodatno, Zakon o ravnopravnosti spolova pruža mjere za suzbijanje diskriminacije i uznemiravanja. Ovi pravni mehanizmi štite zaposlenike od mobbinga, prekomjernog stresa i nepoželjnih ponašanja, dok istovremeno obvezuju poslodavce na aktivno upravljanje psihosocijalnim rizicima.

Neispunjavanje zakonskih obveza može rezultirati visokim kaznama, pravnim sporovima i narušavanjem ugleda organizacije.

Poslovna etika i mentalno zdravlje zaposlenika

Etički aspekti usklađenosti i mentalnog zdravlja idu korak dalje od zakonskih okvira, naglašavajući moralnu odgovornost poslodavaca prema svojim zaposlenicima. Poštovanje dostojanstva svakog zaposlenika temeljni je etički princip. To uključuje stvaranje radnog okruženja u kojem se zaposlenici osjećaju cijenjenima, podržanima i slobodnima od neprihvatljivog ponašanja.

Organizacije koje prepoznaju važnost mentalnog zdravlja ulažu u edukacije, savjetovanja i programe za smanjenje stresa. Lideri svojim primjerom promiču pozitivnu organizacijsku kulturu. Transparentnost i otvorena komunikacija u donošenju odluka značajno doprinose smanjenju stresa zaposlenika. Osiguravanje fleksibilnih radnih uvjeta i ravnoteže privatnog i poslovnog života dodatno poboljšava njihovu dobrobit.

Etičko poslovanje jača povjerenje zaposlenika, smanjuje stopu bolovanja i fluktuacije radne snage, te doprinosi dugoročnoj uspješnosti organizacije.

Strateško planiranje i mentalno zdravlje zaposlenika

Uključivanje mentalnog zdravlja zaposlenika u strateške planove, osobito ESG strategije, odražava širu svijest o društvenim i ekološkim izazovima poslovanja te omogućuje organizacijama postizanje dugoročne održivosti.

Sve veći broj investitora traži dokaze o aktivnom upravljanju društvenim rizicima, uključujući mentalno zdravlje, kao dio ESG inicijativa. Tvrtke koje zanemaruju ovaj aspekt suočavaju se s gubitkom povjerenja investitora i reputacijskom štetom. ESG rangiranja postaju ključna za privlačenje kapitala, a u obzir se uzimaju inicijative poput promicanja ravnoteže privatnog i poslovnog života, edukacije za prepoznavanje znakova stresa i izgaranja te praćenja stope bolovanja i fluktuacije zaposlenika.

Povezanost mentalnog zdravlja i ESG komponenti

Mentalno zdravlje zaposlenika posebno je povezano s (S) društvenim aspektom ESG-a, koji obuhvaća radne uvjete, ravnopravnost i sigurnost na radnom mjestu. Međutim, postoje jasne poveznice i s drugim komponentama ESG-a. Rad u nesigurnim ili ekološki neodrživim uvjetima može dodatno povećati razinu stresa i anksioznosti, dok održive prakse pomažu u smanjenju tog pritiska (E). Organizacijska kultura, etičko vodstvo i transparentno upravljanje ključni su čimbenici u smanjenju stresa te promicanju inkluzivnosti i ravnopravnosti (G).

Mentalno zdravlje kao temelj održive budućnosti

Briga o mentalnom zdravlju zaposlenika više nije samo društvena odgovornost organizacija, već ključna poslovna strategija. Integracija mentalnog zdravlja u svakodnevne poslovne procese i dugoročne planove osigurava ne samo poštovanje zakonskih i etičkih standarda, već i povećava povjerenje dionika, jača konkurentsku prednost i postavlja temelje za održivi rast.

Ulaganje u mentalno zdravlje nije trošak – to je strateška investicija koja donosi dugoročne koristi zaposlenicima, povećava uspješnost organizacije i pozitivno utječe na širu društvenu zajednicu.

Zašto je službenik za usklađenost važna karika u zaštiti mentalnog zdravlja

U korporativnom upravljanju službenik za usklađenost (compliance officer) postao je neizostavna figura koja osigurava da organizacija posluje u skladu s pravnim okvirima, etičkim standardima i strateškim ciljevima. Njegova uloga posebno dolazi do izražaja u kontekstu mentalnog zdravlja zaposlenika, gdje preuzima odgovornost za zakonske, etičke i strateške aktivnosti koje podupiru održivu i zdravu organizacijsku kulturu.

Poštivanje pravila u korist zdravlja

Zakonsko usklađivanje obuhvaća praćenje i provedbu zakona koji štite mentalno zdravlje zaposlenika. Službenik za usklađenost osigurava da organizacija poštuje sve relevantne propise, izrađuje politike zaštite mentalnog zdravlja i izvještava o mjerama koje sprječavaju diskriminaciju i stigmatizaciju. Njegove ovlasti uključuju provođenje internih revizija radi procjene usklađenosti, predlaganje izmjena internih pravilnika te suradnju s pravnim timovima kako bi se smanjili pravni rizici i zajamčila prava zaposlenika.

Stvaranje pozitivne kulture

Uloga službenika za usklađenost nije samo zakonska, već i etička. On kreira smjernice koje promoviraju inkluzivnu radnu kulturu, smanjuju stigmu vezanu uz mentalne probleme i educiraju zaposlenike i menadžere o važnosti brige za mentalno zdravlje. Također, istražuje i prijavljuje nepravilnosti poput mobinga, diskriminacije ili drugih praksi koje narušavaju mentalno zdravlje. Njegove ovlasti uključuju provođenje etičkih revizija i savjetovanje uprave pri donošenju odluka koje podržavaju dobrobit zaposlenika.

Mentalno zdravlje kao dio poslovne vizije

Službenik za usklađenost ključan je za integraciju mentalnog zdravlja u korporativnu strategiju i dugoročne poslovne ciljeve. Njegov zadatak uključuje praćenje ključnih pokazatelja poput fluktuacije zaposlenika, bolovanja i angažmana kako bi procijenio učinak programa mentalnog zdravlja. Kroz suradnju s HR-om, pravnim i operativnim odjelima, razvija programe koji preveniraju stres i burnout, istovremeno osiguravajući prilagodbu radnih procesa za povećanje učinkovitosti i dobrobiti zaposlenika.

Ključni alati za usklađenost u mentalnom zdravlju

Za uspješnu implementaciju programa usklađenosti i mentalnog zdravlja, službenik za usklađenost koristi niz alata, uključujući procjenu psihosocijalnih rizika, edukacijske programe za menadžere i zaposlenike, ankete o percepciji mentalnog zdravlja u organizaciji te redovita izvješća i analize za upravu.

Službenik za usklađenost poslovanja ima ključnu ulogu u stvaranju radne sredine koja poštuje zakonske propise, promovira etičke vrijednosti i strateški uključuje mentalno zdravlje u organizacijske procese. Njegov rad ne samo da doprinosi povjerenju zaposlenika, već i poboljšava produktivnost i reputaciju organizacije, postavljajući temelje za održivo poslovanje.

Autor: Dr.sc. Sanja Ožić

1 2 3 5